اشخاص حقیقی و حقوقی که قصد دارند در ایران نمایندگی شرکت خارجی را اخذ نمایند، ابتدا باید با یک شرکت خارجی وارد مکاتبه شده و سپس موافقت وزارت امور خارجه کشور مبدا را نیز دریافت کنند.پس از اخذ موافقت وزارت خارجه کشور مبدا، بایستی مدارک شرکت از جمله آگهی تأسیس، اساسنامه و آگهی تغییرات که به فارسی ترجمه شده باشد را تحویل سفارت ایران بدهند که قبل از آن بایستی به تایید وزارت امور خارجه ایران نیز برسد.
شعبه خارجی و نمایندگی خارجی
شعبه به یکی از واحد های شرکت گفته می شود که می تواند فروش ها و خدمات شرکت را در منطقه دیگری که با مرکز اصلی فاصله دارد، گسترش دهد.میزان اختیارات و استقلال شعب بر اساس موافقت شرکت اصلی و همچنین مسئولیت حقوقی شعبه نیز به عهده شرکت مادر می باشد.
برخی از اصطلاحات مربوط به ثبت شرکت خارجی
برای پرداختن به مسئله ثبت شرکت خارجی و شعب آن ابتدا لازم است با برخی از واژه ها آشنا شد که در ادامه به آنها پرداخته شده است:
GOCR: به معنی اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری
OCR: به معنی اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری
قانون: به معنی اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت های خارجی که در آبان ماه سال 1376 تصویب شد.
آئین نامه اجرایی: این آئین نامه در اردیبهشت ماه سال 1378 تصویب شد که مربوط به قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت های خارجی است.
CRCS: به معنی "سامانه جامع ثبت شرکت ها" که از دو بخش زیر تشکیل شده است.
بخش اینترنتی
- پذیرش ثبت تأسیس
- تغییرات شرکت ها
- پذیرش شعب و نمایندگی شرکت های خارجی
بخش درون سازمانی
- بررسی درخواست متقاضیان
- صدور آگهی ثبت
- مجلس: قوه مقننه یا مجلس شورای اسلامی
شماره فراگیر اشخاص خارجی
شماره فراگیر اشخاص خارجی به شماره ای گفته می شود که اشخاص خارجی ملزم به درخواست، پیگیری و اخذ آن از آدرس اینترنتی http://tax.gov.ir می باشند که برای درج در یکی از فرم های الکترونیکی سامانه جامع ثبت شرکت ها اقدام می گردد.
شخص: یک شخص حقیقی و یا حقوقی می باشد که قصد اخذ نمایندگی یا شعبه مورد نظر را دارد.
مدارک مورد نیاز برای ثبت نمایندگی شرکت خارجی
در صورتی که شخص حقیقی نماینده شرکت خارجی باشد بایستی ترجمه فارسی اسناد و اصل مدارک و اطلاعات زیر را به اداره ثبت شرکت ها ارائه نماید.
- پرداخت مبلغ 40000 ریال به شماره حساب سیبا 2171329011009 بانک ملی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین نام.
- تکمیل فرم تعیین نام
- تصویر مصدق قرارداد نمایندگی با شرکت خارجی.
- مدارک شناسایی شخص متقاضی. برای اشخاص حقیقی: تصویر مصدق شناسنامه و کارت ملی و نشانی اقامتگاه قانونی و برای اشخاص حقوقی: اساسنامه شرکت و آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده آن نزد مراجع ذیربط
- آدرس محل سکونت نماینده و محل نمایندگی.
- ارائه سابقه فعالیت شخص متقاضی ثبت نمایندگی در زمینه امور پیش بینی شده در قرارداد نمایندگی.
- تصویر مصدق اساسنامه شرکت خارجی طرف نمایندگی، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده در مراجع ذیربط.
- گزارش فعالیت های شرکت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی.
- آخرین گزارش مالی شده شرکت خارجی طرف نمایندگی.
- ارائه معرفی نامه وزارت خانه ذیربط
- اظهارنامه ثبت شعبه شرکت خارجی.
- تصدیق ثبت شرکت خارجی.
- اختیار نامه نماینده یا نمایندگان عمده شرکت خارجی.
در صورتی که شخص حقوقی نماینده شرکت خارجی باشد بایستی ترجمه فارسی اسناد و اصل مدارک و اطلاعات زیر را به اداره ثبت شرکت ها ارائه نماید.
- پرداخت مبلغ 40000 ریال به شماره حساب سیبا 2171329011009 بانک ملی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین نام
- تکمیل فرم تعیین نام
- تصویر مصدق قرارداد نمایندگی با شرکت خارجی.
- معرفی نامه و مدارک شناسایی مصدق شخص حقیقی از طرف شرکت متقاضی نمایندگی
- تصویر مصدق اساسنامه شرکت متقاضی ثبت نمایندگی.
- روزنامه رسمی حاوی آگهی تأسیس شرکت.
- روزنامه رسمی حاوی آگهی آخرین تغییرات ثبت شده خصوصا در مورد مدیران.
- ارائه سابقه فعالیت شخص حقوقی متقاضی ثبت نمایندگی در زمینه امور پیش بینی شده در قرارداد نمایندگی.
- اساسنامه شرکت خارجی طرف نمایندگی، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده در مراجع ذیربط.
- گزارش فعالیت های شرکت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی.
- آخرین گزارش مالی تایید شده شرکت خارجی طرف نمایندگی.
- ارائه معرفی نامه وزارت خانه ذیربط
- اظهارنامه ثبت شرکت خارجی.
- تصدیق ثبت شرکت خارجی.
کلیه اسناد شرکت که در کشور خارجی تهیه می گردد پس از تایید مرجع ذیربط و تایید وزارت خارجه آن کشور بایستی به تایید سفارت یا نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در آن کشور برسد و پس از ترجمه رسمی به فارسی و تایید اداره فنی دادگستری اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شرکت ها ارائه گردد.
مراحل ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی
- اقدام نماینده یا وکیل قانونی شرکت خارجی پس از تهیه مدارک بند های 7 و 11 و 15 و 16.
- مراجعه به قسمت حسابداری اداره ثبت شرکت ها و اخذ قبض پرداخت هزینه
- مراجعه به بانک ملی مستقر در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و واریز وجه و ممهور کردن آن در قست حسابداری
- مراجعه به واحد تعیین نام ثبت شرکت ها
- تحویل مدارک به قسمت پذیرش اداره ثبت شرکت ها و دریافت رسید
- مراجعه به قسمت اعلام نتیجه طبق تاریخ مشخص شده
- پس از ثبت در دفاتر مسئول اداره ثبت شرکت ها نسبت به امضا آگهی ثبت اقدام و سپس در دفتر اندیکاتور ثبت می شود.
- تحویل یک نسخه از آگهی تأسیس شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی به واحد روابط عمومی مستقر در اداره ثبت شرکت ها جهت درج در روزنامه کثیر الانتشار و دریافت رسید آن.
- تحویل نسخه اصلی آگهی ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی به دفتر شرکت سهامی روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران.
- در صورت نقص در مدارک یا وجود ایراد کارشناس مراتب را کتبا اعلام می نماید.
- پس از رفع نقص یا ایراد مدارک به قسمت پذیرش اداره ثبت شرکت ها تحویل تا طبق مراحل بالا مورد بررسی و آگهی قرار گیرد.
مراحل ثبت شرکت
اگر شریک یا شرکای خارجی وجود داشته باشند، حداکثر میزان سهمی که می توانند داشته باشند، 49 درصد است که این قانون، پس از تصویب لایحه قانون گذاری به دلیل مشکلات به وجود آمده در کشور اسرائیل و فلسطین به وجود آمده است.لذا بر این اساس خارجیان می توانند برای ثبت شرکت در ایران اقدام نمایند اما میزان سهم آنها فقط می تواند حداکثر 49 درصد سهام باشد.
مدارک لازم برای ثبت شرکت خارجی با شخص یا شرکت ایرانی
- ترجمه و کپی از تمامی صفحات پاسپورت فرد خارجی به گونه ای که نامبرده دارای مهر ویزای ایران باشد.
- امضای فرد خارجی در زیر اوراق ثبت شرکت های ایران
- تعیین میزان سرمایه شرکت به گونه ای که کمتر از 10000 دلار آمریکا نباشد. چنان چه شریک خارجی شرکت باشد باز هم حداکثر میزان سهم ایشان 49 درصد می باشد مگر این که اداره سرمایه گذاری اتباع خارجی با داشتن میزان سهام بیش از درصد موافقت کند که لازمه این موافقت پس از ثبت شرکت ایرانی به میزان درصد خارجی و 51 درصد ایرانی قابل بررسی و اجرا می باشد.
مدارک لازم برای ثبت شرکت با همکاری شریک خارجی
- ترجمه و اصل اساسنامه شرکت خارجی
- ترجمه و اصل سوگند نامه شرکت خارجی
- ترجمه و اصل اظهارنامه ثبت شرکت خارجی
- ترجمه گواهی ثبت شرکت خارجی در کشور متبوع
- ترجمه و اصل موافقت نامه فی مابین شرکت ایرانی و خارجی مبنی بر ایجاد و ثبت شرکت جدید در ایران
- دو نامه معرفی نامه ترجمه و اصل
- معرفی فقط یک نماینده جهت عضویت در هیئت مدیره در شرکت شرف تأسیس و حضور در مجامع عمومی و جلسات هیئت مدیره آن شایان ذکر است هر شرکت می تواند فقط یک نماینده جهت شرکت در شرف تأسیس معرفی نماید.
- ترجمه و اصل اختیار و وکالت با حق توکیل به غیر توسط شرکت خارجی به نماینده شرکت به طوری که در تمامی موارد نماینده اختیار تام داشته باشد.
- سرمایه شرکت ایرانی می بایست مطابق با 51 درصد سرمایه شرکت خارجی باشد و سرمایه شرکت در شرف تأسیس متشکل از مجموع سرمایه دو شرکت ایرانی و خارجی می باشد.
- امضای نماینده و مهر شرکت خارجی در زیر اوراق ثبت شرکت در شرف تأسیس که از طرف شرکت سما در اختیار آنها گذاشته می شود.
- اساسنامه ها متشکل از دو قسمت خارجی و ایرانی می باشد که در زیر قسمت لاتین نماینده شرکت خارجی و در زیر اوراق قسمت فارسی شرکا ایرانی امضا می نمایند.
