هفت توصیه مدیریتی برتر

چندی پیش، انتشارات مدرسه کسب وکار هاروارد کتابی را با عنوان توصیه های مدیریتی منتشر کرد که حاوی نکات آموزنده و ارزشمندی در زمینه مدیریت و پیشبرد اهداف کلیدی سازمان ها و شرکت ها است. در این میان، هفت توصیه کلیدی در این مجموعه از کاربرد و جامعیت بیشتری برخوردار بودند و هر مدیری باید آنها را در راس برنامه ریزی های کاری خود و کارکنانش قرار دهد که در ادامه این مطلب به آنها اشاره خواهد شد.

توصیه اول: به لیست کارهای روزمره خود کاملا پایبند باشید
بزرگ ترین خطاها از کوچک ترین غفلت ها آغاز می شود و به همین دلیل هم هست که سرمنشا تمام بی نظمی ها و اشتباهات در تیم های کاری از بی توجهی اعضای تیم و در راس آنها رهبر تیم نسبت به کارها و فعالیت هایی آغاز می شود که از قبل برنامه ریزی شده اند و ما از آنها با عنوان لیست کارهای روزمره یاد می کنیم. برای عملی ساختن هر چه بهتر لیست کارهای روزمره سه ترفند زیر پیشنهاد می شود:

•  حتما سه کار و فعالیت مهم روزانه تان را تا قبل از ظهر انجام دهید. تجربه نشان داده که انرژی و توانایی افراد در نیمه اول ساعات کاری شان دو برابر نیمه دوم است. انجام حداقل سه کار مهم تا پیش از ظهر باعث می شود هم ناهار را با آسودگی میل کنید و هم کار چندانی برای انجام دادن در ساعات ملال آور و همراه با خستگی بعد از ظهر نداشته باشید.
•  ریتم کاری تان را پیدا کنید. بهترین کار برای انجام پروژه های بزرگ این است که آنها را به بخش های کوچک تری تقسیم کنید و در گام اول سراغ مهم ترین و بزرگ ترین بخش آن بروید. این کار باعث می شود ریتم کاری و سرعت انجام کارهایتان در اختیار خودتان باشد و از سویی دیگر پس از به پایان رساندن بخش اول یک پروژه، خیالتان راحت است که قسمت عمده کار را انجام داده اید و با خیالی آسوده و سر فرصت به سراغ بخش های کوچک بعدی می روید.
•  کارهای مشابه را در زمان های مشابهی انجام دهید. انجام دادن کارهای مشابه و تکراری در ساعات مشخصی از روز باعث می شود آنها به بخشی از فعالیت های زیستی بدن ما تبدیل شوند و به نوعی بدن ما به انجام دادن هرچه سریع تر و بهتر آن کارها عادت می کند.

توصیه دوم: نگرانی و تردید را متوقف کنید
آنچه به شدت از قابلیت ها و پتانسیل های یک مدیر می کاهد، وجود حس تردید و بدبینی او نسبت به دیگران و مهم تر از آن در مورد آینده است. بنابراین همیشه به همان چیزی فکر کنید که دوست دارید اتفاق بیفتد. نگرانی و تردید یک مدیر مانند سم مهلکی است که به تمام کارکنان سرایت می کند و آنها را از کار موثر باز می دارد.

توصیه سوم: ارزش ها را بر کمیت ها مقدم بدارید
تحقیقات نشان داده انجام همزمان چندین پروژه و فعالیت به نتایج درخشان و مطلوبی منتهی نخواهد شد و کیفیت نهایی کارها را به شدت تنزل می بخشد. البته این به آن معنا نیست که حتما خود را صرفا به انجام یک فعالیت یا اجرای یک پروژه محدود کنید، چراکه این کار باعث کند شدن سرعت پیشرفت امور می شود. بهترین راهبرد در این میان عبارت است از تمرکز بر اولویت های موثر و کلیدی و انجام دادن همزمان دو یا سه پروژه ای که شما را تا حد زیادی به هدف نهایی تان نزدیک تر می کنند. تجربه ثابت کرده افزایش کیفیت کار، چندین برابر افزایش کمی کارها موجب ارتقای بهره وری و کارآمدی کارکنان و کلیت سازمان می شود. طبقه بندی کارها بر اساس میزان تأثیرگذاری شان بر ارزش افزایی و ارزش آفرینی برای سازمان موجب می شود مهم ترین و موثرترین کارها در گام اول انجام شوند و فعالیت های غیرضروری و حاشیه ای به زمان های بعدی موکول شوند.

توصیه چهارم: با خودتان جلسات منظمی برگزار کنید!
یکی از بهترین و در عین حال عجیب ترین عادات مدیران و رهبران بزرگ این است که با خود جلسات منظمی برگزار می کنند و به اصطلاح «با خود خلوت می کنند». بنابراین توصیه می شود تمام مدیران حداقل هفته ای یک بار با خود جلسه بگذارند و در جریان این جلسات هم عملکرد پیشین و نقاط قوت و ضعف شان را بررسی کنند و هم برای انجام پروژه های آتی برنامه ریزی کنند.

توصیه پنجم: به هیچ عنوان در برابر تغییر دادن خود مقاومت نکنید
یکی از بدترین رفتارهایی که از یک مدیر یا رهبر ممکن است سر بزند مقاومت و خیره سری او در برابر تغییر دادن خود است. تغییر مثبت و سازنده برای هر فرد و سازمانی واجب است. کافی است نگاهی به اطراف خود بیندازید و ببینید که همکاران و اطرافیان شما چگونه با تغییر دادن خود به موفقیت های فردی و سازمانی بزرگی دست پیدا کرده اند، پس شما هم می توانید با تغییر دادن خود و محیط اطرافتان به موفقیت دست یابید.

توصیه ششم: خودتان را اخراج کنید!
شوک های مدیریتی و نهیب زدن از بالا برای کارکنان اثر معجزه آسایی دارد، چه رسد به خود مدیران. بنابراین اگر می خواهید از دستاوردها و موفقیت های قبلی خود مغرور نشوید یا دچار روزمرگی و سستی در کار نشوید، حتما به خودتان نهیب بزنید و به خود سخت بگیرید تا نگاهی تازه و نوآورانه به فعالیت های گذشته و حال و آینده تان به دست آورید.

توصیه هفتم: مدیر تک بعدی نباشید
بعضی از مدیران صرفا مدیرانی کاریزماتیک و پرنفوذ هستند، اما فاقد کارآیی و بهره وری کافی در کار هستند، درحالی که برخی دیگر از مدیران پربازده و مولد از فقدان قدرت تحلیل یا نفوذ بر افرادشان رنج می برند. در دنیای پرتکاپو و مملو از رقابت امروز لازم است مدیران و رهبران از کلیه توانمندی ها و پیش نیازهای مدیریتی برخوردار باشند و اگر چنین نیستند در راستای به دست آوردن آنها گام بردارند. بنابراین حتما نسبت به شناسایی نقاط ضعف و نواقص شخصیتی و مدیریتی خود اقدام کنید تا به مدیری کامل و تمام عیار تبدیل شوید.در مجموع اجرایی کردن این توصیه ها نه فقط یک امر فانتزی و خاص بلکه جزو مکمل های اساسی و حیاتی برای موفقیت هر مدیری در عرصه مدیریت و هر کارمندی در عرصه کارمندی است. این کار باعث می شود فعالیت ها نظم و سرعت بیشتری بگیرد و از اتلاف انرژی و زمان کارکنان و مدیران جلوگیری شود.