کوتاژ در هنگام ترخیص کالا به کار می آید , هر زمان که کالایی در گمرک اظهار می شود , سامانه EPL بلافاصله اقدام به قفل کردن اظهار نامه و یا اصطلاحا کوتاژ می کند و به طور آنی نیز یک شماره اختصاصی به اظهار نامه می دهد , به این شماره اختصاصی , سریال اظهار نامه یا شماره کوتاژ می گویند که برای هر اظهاری جداگانه و منحصر به فرد می باشد و کارمندان گمرک بار و محموله های وارداتی یا صادراتی را با نام کوتاژ می شناسند.
هر زمانی که به گمرک مراجعه می کنید و به دنبال اعتراض و یا شرکت در کمیسیون های گمرکی می باشید شما نیازمند داشتن شماره کوتاژ هستید , کلا هر کاری که می خواهید در گمرک کنید نیازمند داشتن شماره کوتاژ می باشد , شماره کوتاژ ضمنا در اظهار نامه قرار داده می شود و می توانید از آنجا نیز به سریال کوتاژ دسترسی یابید.