پلمپ دفاتر

هر شرکت یا موسسه و یا کسبه (اشخاص حقیقی) موظف است که همه ساله اقدام به پلمپ دفاتر خود نماید که این دفاتر شامل دفتر روزنامه، دفتر کل و دارایی می شود.. چنانچه شرکتی اقدام به دفتر پلمپ ننماید، حسابهای مالی آن شرکت از نظر اداره دارایی مردود بوده و مالیات آن شرکت به صورت علی الراس محاسبه و منظور می گردد.

دفتر روزنامه و دفتر کل:
دفتر روزنامه: به دفتری اطلاق می گرد که تجار و اشخاص حقوقی باید تمام مطالبات و داد و ستدها و نیز هر نوع واردات و صادرات تجارتی خود را در آن دفتر ثبت نمایند.
دفتر کل: در تعریف دفتر کل می توان گفت دفتر کل دفتری است که هر نوع شرکت یا موسسه و یا اشخاص حقیقی باید کلیه معاملات خود را هر روز از دفتر روزنامه استخراج و آنها را بر اساس ماهیت جدا کرده و هر کدام را در صفحه مخصوص خود به طور خلاصه ثبت کند.
دفتر دارائی: دفتری است که تاجر(حقیقی و حقوقی) باید همه ساله از کلیه دارائی های منقول و غیر منقول خود را با جزئیات کامل در آن ثبت و امضاء نماید.

هر شرکت یا موسسه و یا اشخاص حقیقی که در اداره ثبت به ثبت می رسد، موظف به اخذ دفاتر پلمپ شده می باشد. (طبق ماده 6 قانون تجارت) کلیه بانکها برای عملیات سالیانه خود، دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر دارایی دریافت می کنند، ثبت صادرات و واردات در دفاتر باید به ترتیب تاریخ صورت گیرد. از تراشیدن، حک کردن و لاک گرفتن و یا بین سطور نوشتن خودداری گردد، و باید تمام دفاتر پلمپ شده که همه ساله اخذ می گردد، حداقل تا مدت 10 سال می بایست نگه داری گردد.

چگونگی اخذ پلمپ دفاتر جدید
طبق قوانین جدید اداره ثبت دیگر نیازی به مراجعه حضوری افراد جهت پلمپ دفاتر نمی باشد. از مورخه 1/11/94 کلیه امور مربوط به پلمپ دفاتر به صورت اینترنتی صورت می گیرد.در گام اول باید اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی درسایت اداره ثبت ثبت گردد، سپس اقدام به ثبت کردن مشخصات مدیرعامل، مشخصات کامل شرکت، شماره ثبت، شماره ملی شرکت و ادرس شرکت (در همینجا به یک نکته باید اشاره کرد که آدرس شرکت حتما واقعی باشد، زیرا دفاتر پلمپ شده به این آدرس ارسال می گردد) ثبت شود در مرحله بعد رسیده ثبت اظهار نامه همراه با سایر مدارک به اداره پست ارسال می گردد.
چند نکته مهم در مورد پلمپ دفاتر:
1-مهلت قانونی پلمپ دفاتر حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل می باشد، برای مثال دفاتر سال 95 باید تا حداکثر پایان اسفند ماه سال 94 پلمپ شده باشد.
2٫ بهتر است متقاضیان محترم حداکثر تا پایان دی ماه هر سال نسبت به پلمپ دفاتر سال بعد اقدام نمایند چون ماههای آخر سال ازدحام خیلی زیاد خواهد بود.

پلمپ دفاتر به چه صورت انجام می شود:
شرکتی که جهت گرفتن پلمپ دفاتر قانونی خود به اداره ثبت مراجعه می کند باید اول اظهارنامه خود را ارائه دهد تا برحسب آن تعداد پلمپ دفاتر مشخص شود برگه اظهارنامه را باید مدیرشرکت یا موسسه تکمیل کند و مهرشرکت نیز با قید شماره ثبت شرکت یا موسسه درآن ذکر شود.
حال اگرشرکت یا موسسه ای هنوز مهر مربوطه خود را تهیه نکرده باشد می توانند جهت اخذ پلمپ دفاتر اقدام کند ولی شماره ثبت شرکت حتما باید دربرگه اظهارنامه پلمپ دفاتر قید شود و همچنین کلیه مشخصات مدیرعامل شرکت و آدرس درآن برگه نوشته شود.
اگرمراجعه کننده نماینده یا وکیل شرکت باشد باید درپایین ورقه مشخصات کامل خود را ذکر و کارت شناسایی نیز همراه داشته باشد. بعد ازاخذ دفاتر تجاری آن اوراق مربوطه که همان اظهارنامه پلمپ دفاتر هست را تکمیل وبه اداره ثبت میبریم و به قسمت پلمپ دفاتر تجاری مراجعه میکنیم.

روش ارائه پلمپ دفاتر به مراجع:
الف)دفاتر تجاری را به متصدی مربوطه دردارایی تحویل میدهیم باید به ترتیب ثبت شده باشد.
ب)بعد اظهارنامه پلمپ دفاتر که تکمیل شده و مهر و امضا شرکت در آن ثبت شده را تحویل میدهیم و تعداد صفحات دفاتر روزنامه و کل دارایی را درآن ذکر می شود واگرتعداد دفاتر زیادترازکل و 1روزنامه باشد حتما باید با حرف درشت دربالای اظهارنامه نوشته می شود. آخرین مرحله به این صورت می باشد که برای امضا دفاتربه مسئول پلمپ دفاتر مراجعه میکنیم.وشخص مسئول موظف است که دقت زیادی درتکمیل شدن اوراق اظهارنامه به طور صحیح داشته باشد وتمامی دفاتر با خط خوانا نوشته شده باشد ومهم این است که دفاتر باید سفید باشد ووقتی که ازهمه جهات کنترل شد با تاریخ که هم باحروف هم با عدد نوشته شده است باید امضا گردد.انجام مراحل اداری پلمپ دفاتر فقط 1روز زمان میبرد وبین 20تا 30روز زمان لازم دارد تا دفاتر قانونی پلمپ شده توسط اداره پست به دست موکل برسد. برای فرار از مالیات به هیچ وجه توصیه نمی شود که اطلاعات دفاتر قانونی را غیرواقعی ثبت کنیم.زیرا اگر اطلاعات دردفاتر و اظهارنامه و ارائه مدارک نادرست باشد و یا اینکه اظهارنامه را برای 3سال ارائه ندهیم دارای مجازات حبس از 3ماه الی 2سال و جریمه محرومیت از همه معافیت های قانونی هستیم.
دفاتر هرسال باید تا پایان اسفندماه سال قبل پلمپ شده باشد و بهتراست متقاضیات حداکثر تاپایان دیماه هرسال نسبت به اخذ پلمپ دفاتر اقدام نماییم چون درماه های آخرسال ازدحام کاری بیشتراست.

شرایط اخذ پلمپ دفاتر:
درابتدا جهت اخذ پلمپ دفاتر باید درسایت اداره ثبت شرکت ها ثبت نام سامانه ای را انجام دهیم وعلاوه برآن فرم اظهارنامه را تکمیل نماییم یعنی اظهارنامه پلمپ دفاتر راازسایت می گیریم وتکمیل مینماییم.این اوراق اظهارنامه را بامدارک شرکت به اداره پست ارسال میکنیم واداره پست دفاتر پلمپ را به آدرس ثبتی شرکت ارسال مینماید.بنابراین اگرشرکت ها دراین مدت زمان تغییرآدرس داشته اند باید نسبت به تنظیم وثبت صورتجلسه تغییرات خود اقدام نمایند تادفاتر ارسالی ازسوی اداره ثبت با مشکل مواجه نشود.

مدارکی که جهت پلمپ دفاتر لازم است عبارتند از:
1-کپی شناسنامه مدیرعامل و مهرشرکت
2-اگرنماینده یا وکیل شرکت این کار را انجام می دهد نامه مهر و امضا شده شرکت را باید همراه داشته باشد.
3-آخرین تغییرات ثبتی شرکت درروزنامه رسمی را باید ارائه دهیم.
4-اظهارنامه پلمپ دفاتر را باید تکمیل کنیم.
5-درخواست دفاتر تجاری را داشته باشیم.
6-آدرس دقیق پستی و کد پستی شرکت را ارائه دهیم.
طبق ابلاغیه جدید اداره ثبت جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری مودیان گرامی هرچه سریعتر برای اخذ پلمپ دفاتر مالی سال آینده باید اقدام نمایند.
زیرا روال اولیه جهت اخذ پلمپ دفاتر به طور ثبت سامانه ای می باشد که درسایت اداره ثبت شرکتها باید ثبت نام صورت بگیرد سپس فرم اظهار نامه که درسایت است را تکمیل نموده و پرینت آن را می گیریم و در کنار مدارک دیگر شرکت به اداره ثبت ارسال میکنیم و دفاتر جدید رابه آدرسی که درثبت سامانه قید شده است ارسال مینماید و باید توجه داشت به هیچ عنوان آدرس شما نباید سوری باشد زیرا در زمان ثبت سامانه دیگر امکان تغییر آدرس نمی باشد و دفاتر به همان آدرس ارسال خواهد شد.