ابتدا باید خود اظهاری صورت بگیرد که اطلاعات از جانب صاحب کالا و یا ترخیص کار وارد می شود و سپس به شکل اینترنتی اظهار از راه دور می شود
سپس به کارشناس گمرک مراجعه می گردد، سه مسیر پیش رو داریم زرد و قرمز و سبز
اظهارنامه به طور کلی بررسی می شود تا مطمئن شوند که اسناد لازم را ارئه دادید، تعرفه صحیح را اظهار کرده اید، وجوه پرداختی را داده اید، صحت مندرجات اظهار را بررسی می کنند.
ارزیاب از کالا بازدید می کند و نتیجه ی آن را در ظهر اظهارنامه می نویسد، ارزیاب از سازمان های مجوز دهنده درخواست اعلام نظر می کند، ارزیاب حقوق ورودی و تعرفه را کنترل می کند، اگر لازم بود نمونه را به کارشناس و سرویس ارزیابی می دهد، و پس از رویت دستی یا الکترونیکی اظهارنامه آن را امضا می کند
کارشناس اسناد و مدارک و مجوزهای لازم، تعرفه، ارزش، حقوق ورودی را بررسی می کند، از لحاظ رعایت قانون امور گمرکی و مقررات صادرات و واردات و مقررات بازرگانی
رئیس سرویس اظهارنامه را به طور اجمالی بررسی می کند و پروانه گمرکی را امضا می کند
برای اظهارنامه ها چه روالی طی می شود؟ کارشناس اسناد را به طور کامل بررسی می کند و ارزش گذاری می کند و مجوز ها را کنترل می کند، حقوق ورودی را محاسبه می کند، محاسبات ارزشی و وزنی را انجام می دهد، تعرفه را می بیند، تعرفه ترجیحی را رسیدگی می کند.، محاسبات مالیات بر ارزش افزوده را کنترل می کند و سپس مهر و امضا الکترونیکی یا دستی اظهارنامه انجام می شود.
سرویس ارزیابی باید سند را از 4 جهت بررسی کند: کنترل و بررسی و تعیین تعرفه، کنترل محاسبات انجام شده، کنترل ارزش، کنترل مجوز ها وگواهی های لازم جهت واردات، پرداخت و در نهایت صدور پروانه سبز گمرکی، رئیس سرویس ارزیابی پروانه سبز گمرکی را مهر و امضا می کند و اجازه بارگیری می دهد
با راه اندازی پنجره تجارت فرامرزی دیگر نیازی به مراجعه به گمرک برای اظهار کالا نیست و تمامی کارها از طریق همین سامانه انجام می گردد.