الزامات جمع الزام به معنی تعهد و یا تکلیفی است که به حکم قانون شخصی بر عهده دارد و انجام آن لازم و ضروری است و در صورتی که از انجام آن امتناع نمود به حکم قانون متخلف محسوب می گردد و مجازاتی درباره او اعمال می شود که نوع آن ممکن است، حسب مورد محکومیت به جریمه(جزای)نقدی، حبس، تعطیل موسسه یا تجارتخانه و نظایر این ها باشد که به حکم قوانین مختلف، افراد در انجام امور و روابط اجتماعی دارای الزامات متعددی می باشند.
مانند ملزم بودن رانندگان به اجرای قوانین و مقررات راهنمایی و رانندگی، الزامات صنوف متخلفه در پرداخت مالیات، الزامات کارمندان دولت در انجام وظایف و تکالیف خدمتی و الزامات زوجین در تکالیف و مسائل خانوادگی (نفقه و تمکین) و غیره، به این جهت تجار هم در ضمن انجام عملیات و معاملات تجارتی ملزم و مکلف به انجام مسایل و اموری هستند که به آن ها الزامات تجار گفته می شود که از جمله آن ها به موارد زیر اشاره می شود.
- هر تاجری برای اعمال امور تجارتی خود مکلف و ملزم به داشتن دفاتر تجارتی (دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، دفتر کپیه یا صادرات و واردات نامه ها)می باشد.
همان طوری که ماده 6 قانون تجارت می گوید:
(هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است، دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد).
بنابراین به حکم ماده ی مزبور یکی از الزامات تجار داشتن دفتر تجارتی است.
- برابر ماده ی 11 قانون تجارت قبل از آنکه در دفاتر مزبور چیزی نوشته شود باید به وسیله نماینده اداره ی ثبت یا نماینده اداره ثبت شرکت ها امضاء گردد.
که اگر تاجر برخلاف موارد مندرج در بندهای یک و دو عمل نماید به جزای نقدی محکوم خواهد شد(ماده 15 قانون تجارت)
- یکی دیگر از الزامات تجار این است که دفاتر مزبور به مدت ده سال نگهداری شود. (ماده 13 قانون تجارت)
- اسم تجارتی یعنی هر تاجری باید برای تجارت خود اسمی تعیین نماید که به آن اسم تجارتی می گویند و سپس آن را به ثبت برساند که این کار باید ظرف شش ماه انجام شود و مدت اعتبار ثبت اسم تجارتی پنج سال می باشد.
- ثبت تجارتی نیز برای تجار و شرکت های تجارتی الزامی است و منظور از ثبت تجارتی ثبت مشخصات فردی تاجر مانند(نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه، تاریخ تولدو...) وی می باشد و نباید با اسم تجارتی اشتباه شود زیرا اسم تجارتی معرف نام تجارتخانه می باشد ولی ثبت تجارتی بیانگر مشخصات تاجر است که تخلف از ثبت تجارتی به موجب ماده 16 قانون تجارت محکومیت به جزای نقدی است.
- اخذ پروانه تجارتی، هر تاجری که به امر تجارت مبادرت می نماید باید در مورد اخذ پروانه تجارتی که کارت شناسایی او می باشد اقدام نماید تا بتواند به امر خرید و فروش کالا و ترخیص آن از گمرک و انجام عملیات تجارتی مبادرت نماید.
- علامت تجارتی، همان طوری که در قسمت های قبل توضیح داده شده است هر تاجری برای تجارت خود باید علامتی مشخص نماید که این علامت، معرف و مشخص کننده اشیاء یا کالایی است که آن تاجر عرضه می نماید و برای اینکه علامت مزبور به رسمیت شناخته شود باید در اداره ثبت شرکت ها به ثبت رسیده و در روزنامه رسمی نیز منتشر شده باشد.
- در سربرگ کاغذهای تجارتی و صورت حساب های فروش و یادداشت ها و برگ های سفید و هر نوع نوشته که مورد استفاده ی وی می باشد باید عنوان تجارتی و شماره ثبت تجارتی را قید نماید.
- هرگاه در مفاد اظهارنامه ای که تاجر تنظیم نموده تغییراتی حاصل شود باید ظرف سه روز آن تغییرات را در سه نسخه تهیه و به دفتر ثبت تجارتی محل ارسال دارد تا در سوابق وی منعکس شود، و به مراجع ذیصلاح ارسال گردد.
- در صورتی که به علل و جهاتی دچار توقف یا انحلال شود بدون تاخیر باید به ترتیب فوق عمل نماید.
- در صورتی که به مرکز اصلی تجارتخانه و یا بنگاه و یا شرکت تغییر کرده باشد باید چگونگی را به دفتر ثبت تجارتی اعلام کند تا در سوابق تجارتی او درج گردد.
- در صورتی که تاجر از سیستم های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می نماید حداقل ماهی یکبار باید خلاصه اسناد و ارقام داده شده به ماشین های مزبور را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پایان ماه بعد به دفتر کل منتقل کند تا در موقع مراجعه ممیز مالیاتی مشکلی در تعیین مالیات به وجود نیاید.
لازم به ذکر است که الزامات تجار منحصر به مواردی که بیان گردید نمی باشد در موارد دیگری هم ممکن است برای آن ها الزاماتی وجود داشته باشد، لیکن در این جا به همین موارد اکتفا می نماییم.
