اغلب شرکت ها و مؤسسات تجاری، پس از تأسیس و شناخته شدن، اقدام به جذب نمایندگی در مناطق مختلف می نمایند. به طور معمول، نمایندگی وظیفه شناسایی و انجام خدمات یا توزیع کالای شرکت مرجع را با شرایط معین بر عهده دارد.
اولین مرحله برای اخذ نمایندگی، عقد قرارداد نمایندگی می باشد. اغلب قراردادهای نمایندگی شکل ثابتی ندارند و در بسیاری از موارد با توجه به شرایط متقاضی تنظیم می شوند. اهمیت قرارداد اعطای نمایندگی به حدی است که بسیاری از شرکت ها با تنظیم و تدوین قراردادهای جامع و کامل برای اعطای نمایندگی، اقدام به این کار می نمایند.
این قراردادها که اغلب پس از بررسی های اولیه شرکت مرجع از شخص حقیقی یا حقوقی متقاضی بسته می شوند، شامل مواردی دقیق و کامل درباره شرایط همکاری دو مؤسسه با یکدیگر است. از آنجایی که شخصیت نماینده، بیانگر اعتبار و آبروی شرکت مرجع است، بنابراین اغلب شرکت ها در اعطای قرارداد نمایندگی بسیار دقیق و سختگیرانه عمل می کنند.
شرایط اعطای نمایندگی انحصاری، در قرارداد اعطای نمایندگی فروش ذکر می شود. این شروط بسته به موضوع قرارداد می تواند بر میزان سرمایه نماینده، مدرک تحصیلی، تعداد پرسنل فعال، رزومه کاری و تحصیلی پرسنل و … اعمال شود. در مقابل شرکت مرجع نیز متعهد می شود در ازای انجام صحیح مفاد قرارداد توسط نماینده و عمل به تعهدات مشخص، درصدی از سود شرکت را به عنوان سود نمایندگی به وی اختصاص دهد.
تفاوت عامل فروش و نماینده فروش در این است که در قرارداد عاملیت فروش، عامل برای امر فروش به استخدام اصیل در می آید و برخلاف قرارداد نمایندگی فروش، عامل از خود سرمایه دارد به این ترتیب که عامل با حجم محدود اقدام به خرید می نماید و هر زمان که مشتری به آن مراجعه کرد و نیاز بیشتری داشت، به اصیل مراجعه و کالای موردنظر را تهیه می کند.