در بسیاری از کشورها، شرکت های فعال در عرصه تجارت بین المللی می بایست حجم زیادی از اطلاعات و اسناد را تهیه و جهت تکمیل فرایند صاردات، واردات و حمل و نقل بین المللی کالاهای خود، به مراجع و سازمان های دولتی ارائه کنند.
ارائه اینگونه اطلاعات و رعایت چنین الزاماتی، با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز و هزینه های مرتبط به هرکدام، فشار زیادی را هم بر بخش دولتی و هم بر بنگاه های تجاری وارد کرده و موانع جدی را بر سر راه توسعه تجارت بین المللی ایجاد می نماید.
در این میان، یکی از بهترین رویکردهای ممکن برای حل چنین مشکلی، مطابق با توصیه سازمان های بین المللی و تجربه کشورهای توسعه یافته و پیشگام در حوزه تجارت بین المللی، استقرار یک پنجره واحد (Single Window) است که در چارچوب آن، تجار می توانند اطلاعات مرتبط تجاری و یا اسناد و مجوزهای قانونی مورد نیاز را، تنها یکبار و از طریق یک درگاه واحد، با تکیه بر قابلیت های فناوری اطلاعات به شکل الکترونیکی ارائه کنند.
این سیستم می تواند دسترسی به اطلاعات تجاری و مدیریت آن را ارتقاء بخشد، جریان اطلاعات بین بخش های تجاری و دولتی سرعت داده و روان سازی کند و منجر به یکپارچگی بیشتر و تسهیم آسان داده های مرتبط بین سیستم های مختلف دولتی شود. پنجره واحد تجاری ( مفهوم پنجره واحد)، می تواند زمینه بهبود کارآیی و اثربخشی فرآیندهای نظارتی دولت بر روند اجرای امورتجاری را فراهم کرده و هزینه بخش های دولتی و خصوصی را به دلیل استفاده بهتر از منابع کاهش دهد.
براین اساس، ساز و کار پنجره واحد را می توان کاربرد عملی مفهوم تسهیل تجاری دانست که با کاهش موانع غیرتعرفه ای، مزایای قابل توجهی برای فعالان تجاری فراهم کرده و روانسازی و تسهیل تجارت خارجی در ابعاد ملی را موجب می شود.
پیاده سازی و استقرار موفق مفهوم پنجره واحد، بستگی بسیار زیادی به پیش شرط های خاص و عوامل موقعیتی دارد که از یک کشور به کشور دیگر و از یک پروژه به پروژه ای دیگر متفاوت هستند. بررسی های انجام شده توسط مرکز تسهیل تجارت و کسب و کار الکترونیکی سازمان ملل متحد نشان می دهد، عناصر اصلی و کلیدی زیر در موفقیت یا ناکامی کشورهای تحت بررسی در استفاده از سیستم پنجره واحد تجاری تأثیرگذاربوده ا ند.