برای ترخیص کالا توسط شرکت های ترخیص کار نیازمند ورود اطلاعات مربوط به هویت صاحب کالا و نماینده آن جهت اظهار به گمرکات و تعیین ارزش کالای وارداتی به سیستم هستید. در روند ترخیص کالا منظور از ارزش کالای وارداتی، ارزش کالا در مبدا به علاوه نرخ کرایه حمل و بیمه کالا تا ورود به گمرک است.
در صورت پرداخت شدن هزینه های دیگر نیز در تعیین ارزش گمرکی کالا اضافه می شود که شامل: ظروف و بسته بندی، هزینه های طراحی و هزینه حقوق مالکیت معنوی است.تخصیص کوتاژ با توجه به مدت اعتبار کابوتاژ کالا به گمرک مقصد است. تا سه ماه بعد از انقضای کابوتاژ کالا، اگر گواهی نامه گمرک مقصد از طرف صاحب کالا که خود نشان دهنده ورود کالاست ارائه نشود، استنباط می شود که کالا به مقصد نرسیده است.
در این مرحله تشخیص مسیرهای گمرکی جهت ترخیص کالا به روش سیستمی صورت می گیرد که شامل دریافت کوتاژ ترخیص کالا می شود. کوتاژ در واقع همان کد شناسایی برای ترخیص کالا و اظهارنامه است. بر مبنای اظهار صورت گرفته یکی از مسیرهای سبز، زرد و قرمز انتخاب می شود.
گمرک پس از دریافت اسناد و مدارک ترخیص کالا به تشخیص هویت و تشخیص کارت بازرگانی می پردازد. و در مراحل بعد، کار تشخیص نماینده قانونی برای ترخیص کالا، وکالت نامه ترخیص و معرفی نامه، بررسی پروانه حق العملکاری و بررسی مطالبات معوقه و کنترل بدهی مربوط به ارزش کالا انجام می شود.
بر اساس ماده 3 قانون مقررات واردات و صادرات وجود کارت بازرگانی با اعتبار برای افرادی که به واردات به صورت تجاری اقدام می کنند یک امر اجباری می باشد.کارت حق العمل کاری توسط گمرک ایران صادر می شود. دریافت این کارت نیازمند شرایطی خاص از جمله پذیرش در آزمون این سازمان است. کارگزار گمرکی باید به جدول های تعرفه های گمرکی که شامل لیست هایی برای ارائه، میزان حقوق گمرکی، سود بازرگانی، قوانین دولتی برای وارد کنندگان و دیگر الزامات تجاری است، آشنا باشد.