پروفروما اینویس در واقع نوعی سند است که فروشنده با قیمت و شرایط مشخص شده کالا برای خریدار می فرستد. نکته مهمی که در این سند باید مورد توجه قرار بگیرد این است که فروشنده اعلام می دارد که خریدار تا چه زمانی می تواند برای خرید مراجعه کند.
به عبارتی دیگر باید ذکر شود شرایط اعلامی در پروفروما اینویس تا چه زمانی معتبر است و خریدار تا چه زمانی می تواند از آن مزایا برخوردار شود. از طرفی دیگر مدت زمان اعتبار پروفروما اینویس برای گشایش اعتبار اسنادی نیز مهم است.
نام کالا در اسناد پروفرومااینویس (پیش فاکتور) و اینویس (فاکتور) باید به صورت دقیق مشخص شود. منظور از نام کالا، نام کامل کالا، جنس آن و توصیف کامل کالا در این سند مهم است. در برخی از موارد شماره های تعرفه کالا نیز در پروفروما اینویس درج می شود. این مورد به دلیل طبقه بندی و ارزیابی کالا در انبارهای گمرک اهمیت بالایی دارد.
مقدار کالا در پروفروما
مقدار کالای خریداری شده بر اساس شرایط خاص توافقی ما بین خریدار و فروشنده بسیار مهم است که در پروفروما اینویس اعلام شود زیرا شرایط اعلام شده برای خرید آن مقدار کالا است. مقدار کالا نیز با توجه به نوع کالا بستگی دارد و با واحد شمارش آن مانند وزن، حجم و یا تعداد دیگر واحد ها مشخص می شود.
قیمت یکی از مهم ترین نکات در پروفروما است زیرا طرفین بعد از توافق در خصوص قیمت در مورد شرایط معامله را نیز توافق خواهند کرد. قیمت معمولا در پروفورما به صورت واحدی و کلی بیان می شود. اگر شما اقلام مختلفی کالا تهیه کرده باشید، قیمت کالا در پروفروما اینویس به صورت قیمت های واحد و قیمت های کلی در یک ستون زیر هم اعلام می شود.
و در نهایت قیمت هر قلم ضرب در قیمت تعداد کالا و محاسبه می شود و در نهایت قیمت کلی کالاها درپروفروما نوشته می شود. در خصوص کرایه حمل و نقل کالا نیز می توان گفت این مورد نیز بر اساس توافقات انجام شده مابین طرفین خریدار و فروشنده به موسسه حمل و نقل پرداخت می شود ممکن است قیمت کالا با هزینه حمل محاسبه شده باشد در این صورت فروشنده موظف به پرداخت این هزینه به موسسه حمل و نقل کالا است