پروفروما یا همان پیش فاکتور سندی است که در آن قیمت و شرایط نهایی کالا از طرف خریدار به فروشنده اعلام می شود. لازم است بدانید کمه فرونشده کالا یا همان صادر کننده کالا مسئولیت صدور پروفروما دارد و معمولا پروفرما یا همان پیش فاکتور را به نام همان خریدار و یا نمایندگی فروش خود در آن شهر صادر می کند.
بعد از انجام مذاکرات خرید کالا بین خریدار و فرونشده و همچنین نهایی شدن شرایط معامله پروفروما صادر می شود. پس می توان گفت که پروفروما اولین سندی است که به صورت بین المللی بین خریدار و فروشنده کالا جا به جا می شود. زیرا این سند ابزاری است برای اخذ مجوز، گشایش های اعتبار اسنادی، و در نهایت ثبت سفارش و ….
این سند یکی از اسناد مهم برای خریدار می باشد زیرا برای ارزیابی شرایط پیشنهادی فروشنده و همچنین اخذ مجوزات آن را نیاز دارد. با استفاده از این سند خریدار می تواند برای خرید ارز برای واردات کالا نیز اقدام کند.
در برخی موارد این سند می تواند حکم دعوت نامه ای برای خریدار جهت سفارش کالا باشد اما این سند فرم واحدی نداشته و هر شرکت با توجه به سلیقه خود فرم را پر می کند اما باید تمامی اطلاعات کمی و کیفی کالا را در آن درج نماید و با توجه به نوع بسته بندی قیمت واحد و کل کالا را با مدت اعتباری که دارد اعلام کند.
وقتی که خریدار شرایط خرید را از طریق پیش فاکتور قبول کند. قراردادی بر اساس آن شرایط تنظیم می شود. فروشنده در زمان ارسال کالا جزئیاتی که در پیش فاکتور پذیرفته شده را عینا در فاکتور یا همان سیاهه تجاری قید می کند.
در برخی از مواقع از فروشنده یا صادر کننده کالا درخواست می شود که در سیاهه تجاری این موضوع که تمامی شرایط بر اساس پروفروما یا همان پیش فاکتور می باشد را اعلام کند. بر همین اساس تنها تفاوتی که پیش فاکترو یا همان پروفرما با سیاهه تجاری یا همان فاکترو اصلی دارد این است که کلمه پروفروما در پیش فاکتور چاپ شده است.