صفر تا صد ترخیص کالا

1-درخواست خرید کالا
درخواست خرید کالا معمولا از طرف یک واحد طرح و توسعه به واحد سفارشات خارجی ارسال می گردد یا یک شخص با سرمایه مد نظر اقدام به خرید یا واردات می‌کند

2-پیدا کردن فروشنده(منبع یابی)
با توجه به نوع درخواست کالا یک وارد کننده می‌بایست به دنبال فروشندگان و یا تولید کنندگان یک محصول مورد نظر باشد که البته روش‌های مختلفی می‌توان مد نظر داشت:

• با توجه به خرید‌های قبلی و تجربه قبلی اقدام کرد.
• از طریق جستجوگر گوگل به نتیجه رسید.
• از طریق اتاق‌های بازرگانی به فروشندگان کالا دست پیدا کرد.

3-درخواست کالا از فروشندگان کالا
در دنیای امروز فضای مجازی کمک شایانی به این نوع درخواست دارد کافی است شما با توجه به آدرس سایت فروشنده مورد نظر تقاضای خود را اعلام کنید که از مدیریت بازرگانی بخواهید تا برای شما بر اساس نوع، تعداد، نحوه حمل کالا، وزن و نحوه بسته‌بندی و دیگر مسائل مورد نظر را بفرستد.

4- دریافت پیش فاکتور کالای مورد نظر
پس از درخواست ارسال فروشنده، پیش فاکتوری را برای شما مطابق به درخواست ارسال می‌نمائید که در این مرحله شما می‌توانید موارد را بررسی و پس از صحت نوع کالا از واحد مربوطه شرکت یا توسط شخص درخواست شده مراتب را بررسی و تائید نمائید.

5- واحد فنی درخواست کننده
ارسال به واحد فنی و تطابق اقلام درخواستی با پیش فاکتور ارسال شده که در این قسمت واحد مربوطه باید تائیدیه لازم را ارائه نمایند.

6- تامین وجه کالا درخواست شده
در این قسمت کالا زمانی ارسال و یا ساخته می‌شود که کل مبلغ فاکتور را ارسال کرده باشید که در این مورد واحد تامین مالی باید مبلغ را به حساب اعلام شده در پیش فاکتور ارسال، که به این نوع از خرید، خرید نقدی یا خرید دیداری می‌گویند.

ولی اگر خرید به صورت اعتبار اسنادی باشد باید بر اساس درخواست فروشنده مبلغی به عنوان پیش پرداخت به حساب مورد نظر پرداخت تا کالا به مرحله ساخت و یا ارسال قرار گیرد که معمولا به صورت مبلغ 10% یا 20% و 30% بر مبنای اعتباری که فروشنده به خریدار می‌دهد.

7- مرحله‌ی ثبت نمایش کالا در کشور خریدار
پس از طی مراحل فوق می‌بایست کالایی که به کشور مورد نظر حمل می‌شود مجوز ورود داشته باشد که این مجوز توسط وزارت بازرگانی صورت می‌پذیرد.

جهت دریافت مجوز ثبت سفارش مراحل زیر باید انجام پذیرد:

• دریافت پروفرما و رعایت اطلاعات کامل جهت ثبت در سیستم
• ثبت اطلاعات در سیستم و دریافت مجوز ورود مورد نیاز مانند بهداشت- تجهیزات ناریه و ثبت پروفرما در سیستم
• تایید توسط کارشناس و پرداخت کارمزد ثبت سفارش (5 در هزار ارزش)

جهت دریافت مجوز به سایت سامانه جامع تجارت www.NTSW.ir باید مراجعه کرد.

8- دریافت بیمه‌نامه حمل کالا
بیمه‌نامه در حمل خارجی بسیار حائز اهمیت است در ترم‌های خرید (انیکوترمز) عقد قرار داد بیمه حمل کالا و هزینه‌ی مربوط به عهده خریدار کالا می‌باشد. اینکوترمز (قواعد اتاق بازرگانی بین‌المللی برای استفاده از اصطلاحات تجاری داخلی و بین المللی می‌باشد.)

بیمه‌نامه کالا یکی از پر اهمیت‌ترین موارد می‌باشد که در خصوص ترم خرید کالا به صورت اعتبار اسنادی الزامی می‌باشد که خریدار باید با توجه به پیش فاکتور با یکی از شرکت‌های بیمه عقد قرارداد کند.

9- انجام امور مربوط به بانک
دراین قسمت پس از اینکه نوع پرداخت به فروشنده مشخص شد خریدار به بانک اعلام میدارد که از حساب ارزی و یا ریالی پول درخواست شده را برداشت و به بانک اعلام شده در پیش فاکتور ارسال نمایند.

انواع پرداخت به فروشنده ی کالا:

• مبادله‌ای: که می‌توان از سایت ثبت ارزش استعلام گرفت و ارزی می‌باشد که بانک مرکزی در اختیار تجار و بازرگانان قرار می‌دهد.
• متقاضی: ارز آزادی می‌باشد که از طریق صرافی انتقال پیدا می‌کند.

10- عقد قرارداد با شرکت بازرسی کالا:
با توجه به ترم خرید کالا اگر خرید از طریق سیستم بانکی باشد یعنی به صورت اعتباراسنادی خریداری شده باشد باید بازرسی کالا صورت پذیرد.

بازرسی کالا به دو صورت می‌باشد:

• بازرسی کالا در خصوص تعداد و مقدار
• بازرسی کالا در خصوص ماهیت و مطابقت دادن کالا با درخواست خریدار.

شرکت‌های بازرسی باید تاییدیه از سازمان استاندارد داشته باشند. شرکت بازرسی مورد تایید با کد مخصوص خود که توسط بانک مرکزی تایید شده مجوزی دارند تا با خریدار کالا قرار داد تنظیم کنند.
اسامی شرکت‌های بازرسی قابل رویت در سایت بانک مرکزی می‌باشند.

11- سفارش ساخت توسط فروشنده
پس از اینکه وجه مورد نظر که از طریق سوئیفت از طریق بانک دریافت گردید سوئیفت مربوط به شرکت مورد نظر که کالا خریداری شده است ارسال می‌گردد.
سوئیفت نشان دهنده این است که مبلغ مورد توافق به حساب مربوطه ارسال شده است.

12- ساخت وارسال کالا
فروشنده پس از دریافت سوئیفت می‌تواند تا مرحله‌ای که پول اعلام شده در سوئیفت منتظر بماند که مبلغ در حساب شرکت واریز شود و یا می توانند بنا به حسن نیت شروع به ساخت کالا یا کالا را به بندر مربوطه ارسال نمایند.

13- ارسال و تحویل انبار حمل
فروشنده کالا بر اساس ترم فروش کالا پس از تحویل کالا به شرکت حمل‌و‌نقل دریایی بارنامه را دریافت نمایند. بارنامه‌ی دریافتی شامل 3 نسخه می‌باشد که در بارنامه مربوطه مواردی را ذکر کرده‌اند که شامل موارد زیر می‌باشند.

 سه نسخه اصل بارنامه از فروشنده دریافت می‌گردد که در آن وزن ناخالص- تعرفه- شرح کالا- تعداد پالت و شناسه ملی خریدار از مهم‌ترین نکاتی می‌باشد که باید قید گردد.
برای اسناد بانکی وزن ناخالص خیلی مهم می‌باشد و شما تا 5% تلورانس در سامانه بازرگانی قابل پذیرش می‌باشد و اگر بیشتر از این مقدار باشد باید ثبت سفارش اصلاح گردد.

14- بررسی اسناد حمل
پس از دریافت کپی انبار حمل از فروشنده، خریدار باید آن را با پیش فاکتور ارسالی مطابقت دهد. در صورتی که اطلاعات به هر عنوان اشتباه و یا ناقص بود باید به شرکت حمل کننده و به فروشنده مراتب ر اعلام نمایید تا تبصرات لازم صورت پذیرد. این امر باعث می‌گردد در صورت بروز اشتباه در مرحله نخست حمل تجهیزات اصلاح گردد در غیر اینصورت پس از رسیدن کالا به بندر مربوطه اصلاح زمانبر و شامل هزینه‌ی مازاد خواهد شد.

15- تحویل کالا به گمرک مورد نظر
شرکت های حمل کننده کالا زمانی که کالا به بندر مورد نظر حمل گردید و رسید انجام شد، پس از تحویل کالا به گمرک باید قبض انبار دریافت نمایند. قبض انبار در اختیار شرکت حمل کننده می‌ماند تا زمانیکه خریدار کالا با شرکت مربوطه تسویه حساب نماید. در این خصوص شرکت مربوطه اعلامیه را به خریدار کالا بر اساس شماره تماس خریدار ارسال می‌نماید که خریدار کالا و یا گیرنده کالا پس از تسویه‌هایی که باید انجام دهد بارنامه و قیض انبار را تحویل می‌گیرد.

16- ترخیص کالا از گمرک
زمانی که تسویه‌های لازم با شرکت حمل‌و‌نقل صورت گرفت با توجه به دریافت قبض انبار و سایر... انبار مورد نظر گمرک خریدار نمی‌تواند اقدام به ترخیص کالا نماید.

• صدور مجوز بارگیری
• تعیین منشاء ارز (کد رهگیری بانک)
• تکمیل کردن مجوزهای لازم که توسط سیستم و کارشناس با توجه به کالا تعیین گردیده است.
• استاندارد- بهداشت- تجهیزات پزشکی- جهاد- انرژی اتمی- وزارت راه- مایلت و.....
• بررسی بدهی ساده 7 توسط سیستم و در صورت نداشتن بدهی مربوطه درب خروج انتقال پیدا می‌کند.

انبار داری:

• مبلغ انبار داری توسط مسئول نگهداری کالا، انبارداری که در گمرکات مختلف متفاوت می‌باشد محاسبه می‌گردد. (انبارهای عمومی کشور، اداره بندرو....)
• مبلغ انبارداری شامل هزینه تخلیع، بارگیری، بیمه، مدت زمان رسوب کالا در انبار و..... می‌باشد که با توجه به حجم نوع و ارزش کالا محاسبه می‌گردد.
• دریافت و بارگیری کالا از انبار
• تایید شناسه انبار در سیستم (در گمرکات اجرا شده)

تنظیم اظهار نامه گمرکی (بر اساس اسناد و مدارک دریافتی):

• ورود اطلاعات: در پنجره واحد تجارت فرامرزی EPL و دریافت کوتاژ
• تعیین مسیر: توسط سیستم. با توجه به ریسک کالا- تعرفه اظهاری؛ ارزش- وزن- تعداد- تولیدی و یا تجاری بودن کارت بازرگانی (مسیر سبز- مسیر زرد- مسیر قرمز)
• مسیر سبز: صندوق
• مسیر زرد: کارشناسی
• مسیر قرمز: ارزیابی ( بررسی ورودیت کالا با اسناد اظهاری و تعرفه - گزارش کلیه مشخصات کالا اعم از نوع، تعداد، بسته‌بندی و ظاهر کالا، مارک، مدل، به همراه شماره سریال نامبرها و...در صورت مغایرت گزارش و ارسال به کارشناس و در صورت نیاز نمونه برداری و ارجاع به آزمایشگاه)
• بدون نیاز به تعیین ماهیت: کارشناسی(بررسی اسناد و تعرفه اظهاری با توجه به نظریه آزمایشگاه و گزارش ارزیاب و در صورت نیاز در مسیر زرد ارجاع به آزمایشگاه تعیین ماهیت و یا تغییر مسیر به قرمز و درخواست ارزیابی کالا جهت بررسی بیشتر- تعرفه - ارزش و مجوزهای مورد نیاز جهت ترخیص کالا و گزارش در صورت مغایرت هر کدام از موارد به معاونت فنی گمرک و انجام اصلاحات مغایرت‌ها).
• در صورت تایید (مسیر سبز): صندوق دریافت شناسه واریز حقوق و عوارض گمرکی - و در صورت مغایرت شناسه مبلغ مورد اختلاف به همراه جریمه انتظامی

صدور مجوز بارگیری- تعیین منشاء ارز (کد رهگیری بانک):
تکمیل کردن مجوزهای لازم که توسط سیستم و کارشناس با توجه به کالا تعیین گردیده است. استاندارد، بهداشت، تجهیزات پزشکی، جهاد، انرژی اتمی، وزارت راه، مالیات و... بررسی بدهی ساده توسط سیستم و در صورت نداشتن بدهی به مرحله درب خروج انتقال پیدا می کند.

• انبار داری:مبلغ انبار داری توسط مسئول نگهداری کالا که در گمرکات مختلف، متفاوت می‌باشد محاسبه می‌گردد. ( انبارهای عمومی کشور- اداره بندر و..)
  مبلغ انبار داری شامل هزینه تخلیه، بارگیری، بیمه، مدت زمان رسوب کالا در انبار و... می‌باشد که با توجه به حجم نوع و ارزش کالا محاسبه می‌گردد.
  دریافت و بارگیری کالا از انبار- تایید شناسه انبار در سیستم ( در گمرکات اجرا شده)

• درب خروج: (دریافت کارشناس و ارزیاب)
  بررسی کلیه اسناد با تعرفه ارزش و مجوزهای لازم توسط کارشناس و ارجاع به ارزیاب درب خروج جهت رویت و بررسی کالا در مسیر سبز و زرد در صورت نیاز ارجاع به آزمایشگاه و یا اعلام هرگونه مغایرت اعم از اختلاف وزن ناشی از باسکول خروجی و یا تعرفه با کالای رویت شده و گزارش آن به کارشناس و رییس درب خروج.
  در صورت مغایرت یا کالا به انبار عودت داده شده تا رفع مغایرت صورت گیرد و یا با پرداخت مبلغ مورد اختلاف و جریمه انتظامی کالا اجازه خروج از گمرک پیدا می کند.

• خروج تپه (خروج کالا):گمرکات اجرا شده پس از خروج کالا و رسیدن به انبار صاحب کالا موظف به تایید رسیدن کالا به انبار در سایت WMS.ir می باشد.

• در صورت مغایرت (معاونت فنی گمرک)بررسی نظرات کارشناس و کارگزار در مورد اختلاف مورد نظر و تصمیم‌گیری و ارجاع دستور العمل به کارشناس و تعیین جریمه و در صورت بقا و یا اعتراض کارگزار ارجاع سند به صورت سیستمی به گمرک ایران واحد مربوطه و درخواست اعلام نظر از مرجع بالاتر.

• نیاز به تعیین ماهیت: نمونه برداری
  نمونه برداری از کالا جهت تعیین تعرفه و یا آزمون استاندارد در حضور ارزیاب و گزارش مشخصات کالا توسط شرکت‌های مورد تایید سازمان است.

• آزمایشگاه: بررسی ماهیت کالا جهت تطبیق با تعرفه اظهاری همچنین کاربرد
  (صنعتی یا بهداشتی بودن) انفجاری و یا مخرب بودن لایه ازن و محیط زیست آزمون می‌گردد و در سیستم گزارش می‌شود.

17- مدارک لازم جهت ترخیص کالا

• قبض انبار
• ترخیصیه
• رسید ثبت ترخیص الکترونیک
• بارنامه
• فاکتور
• پکینگ لیست در صورت نیاز Detailed packing
• گواهی مبداء
• ثبت سفارش
• پروفورما
• بیمه‌نامه معتبر
• گواهی بازرسی (جهت کالاهای واراتی با ارز بانکی و یا استاندارد اجباری)
• نامه خروج کانتین و شناسنامه کانتین
• نامه کرایه حمل (در صورت ارائه ا زطرف شرکت حمل)
• وکالت‌های مرتبط و ثبت سیستمی شده
• شناسه انبار (برای گمرکات اجرا شده)
• پروانه بهره برداری (شرکت‌های تولیدی)
• کاتالوگ-بروشور Data Sheet و.. با مشخصات کامل کالا

تحویل مدارک از شرکت‌های حمل با معرفی‌نامه و یا وکالت با فرمت شرکت‌های حمل:

• هوایی
  مدارک دریافتی از شرکت‌های حمل شامل: بارنامه، ترخیصیه (الکترونیکی)، قبض انبار (الکترونیکی)، الباقی مدارک
  همانند فاکتور، پکینگ، گواهی مبداء و... الزاماً توسط شرکت حمل تحویل نمی‌شود ولی در موارد شرکت‌های هوایی و زمینی ممکن است تحویل گردد.

• دریایی
  وکالت‌ها دارای فرمت و چهارچوب‌هایی می‌باشد که توسط گمرک اعلام می‌گردد و معمولا دفترخانه‌های رسمی از آن اطلاع دارند ولی هماهنگی با شرکت‌های حق العملکاری جهت جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه معقول‌تر به نظر می‌رسد.برای مثال وکالت صاحب کالا به کارگزار رسمی گمرک (حق العملکار)
  اخذ مدارک از کشتیرانی‌ها به دلیل تحویل بار با کانتینر موجب تعهد و چک بابت ضمانت می‌باشد به این معنی که قبل از تحویل اسناد طبق قوانین و چهارچوب شرکت کشتیرانی صاحب کالا موظف است تعهد، چک، سپرده نقدی ارائه بدهد.

ثبت سفارش

•  غیر بانکی
  همان گونه که از اسم مشخص است باید قبل از ورود کالا اقدام به این کار شود.

1. دریافت proforma از صاحب کالا جهت ثبت شما به فروشنده وتاییدیه
2. ثبت پروفورم در سایت سامانه جامع تجارت الکترونیک
3. در صورت نیاز به مجوز بعد از ثبت به اداره یا سازمان مربوطه ارجاع می‌شود و پس از بازگرداندن به سایت و کارشناسی بازرگانی قابل دسترسی برای کارشناس
4. تایید کارشناس
5. پرداخت کارمزد
6. پس از تخلیه بار در گمرک
7. مراحل شناسه اظهار (وزن خالص دقیق- وزن ناخالص دقیق- ارزش دقیق)

• بانکی
  تمامی مراحل انجام پس از پرداخت کارمزد (مرحله 5)

1. تحویل مدارک به بانک مربوطه جهت گشایش اعتبار
2. بعد از رسیدن بار (مرحله 6) مطابقت اسناد و کالا توسط بانک مربوطه و تایید "سند حمل"
3. مراحل شناسه اظهار (مرحله 7)

• قبض انبار:
  یکی از مهم‌ترین اوراق جهت ارائه به گمرک که شامل اطلاعات همچون نام صاحب کالا - نام شرگت حمل - نوع کالا -وزن کالا- نوع بسته بندی- تاریخ ورود به مرز- تاریخ تخلیه در انبار- تعداد بسته‌ها- مشخصات کانتین (در صورت کانتین بودن)- ایرانی یا خارجی بودن وسیله حمل- شماره قبض انبار (شماره پیگیری انبار)- توضیحات همچون انبار نگهداری- شرایط تخلیه (پارگی- شکستگی- فرورفتگی)محل نگهداری کالا در انبار گمرک - مدت زمان نگهداری کالا در انبار (متروکه)

• متروکه:
  مدت زمانی که در قبض انبار مشخص می‌شود(معمولا 90 روز)که پس از گذشت زمان تعیین شده کالا به حالت تعلیق و مدتی بعد به تصرف گمرک و دولت در می‌آید.

• ترخیصیه:
  سندی که به موجب آن از نظر شرکت حمل صاحب کالا تمامی کارمزد‌ها و هزینه‌ها را پرداخت کرده و می‌تواند کالای خود را از گمرک خارج کند که به اشکال و فرمت‌های مختلف از قبض ماشینی، چاپی و حتی مهر و توضیح بر روی قبض انبار می‌باشد.
  صدور ترخیصه در حال حاضر با توجه به سیستمی و اتوماسیونی شدن گمرکات کل کشور بدون صدور ترخیصیه الکترونیک، کاملا بلا استفاده می‌باشد. لذا از ملزومات و وظایف شرکت‌های حمل اضافه و تایید کردن در سامانه گمرک می‌باشد.

• ترخیصیه ی الکترونیک:
  فرآیندی که طی آن شرکت حمل به صورت الکترونیک و سیستمی (سیستم جامع گمرک) انجام تشریفات گمرکی را بلا مانع می‌کند. با ارسال مانیفست و توضیحات کامل کالا محموله

• بارنامه:
  بارنامه‌ها به شکل و فرمت دریایی- زمینی - هوایی - ریلی - ترکیبی که اطلاعات کامل و مشخصات بار، فروشنده، خریدار، وسیله حمل، کرایه حمل (در بارنامه‌های هوایی)، نوع بسته‌بندی، شرایط نگهداری کالا، تعداد، وزن (خالصی گاهاً)، شرایط پرداخت کرایه، شرایط تحویل (گاهاً) در نسخ اصلی (Original) و غیر قابل معامله (Non Negotioable) و البته کپی‌هایی که بعضاً جهت ارائه به گمرک برابر اصل می‌گردد.

• فاکتور:
  اصطلاحاً سیاهه خرید که شامل اطلاعات کامل خریدار، فروشنده، شرایط فروش، ریز مبالغ، مجموع ارزش‌ها (گاهاً کرایه) با توجه به نوع قراردادها (incoterms) در برخی موارد نوع بسته‌بندی و حتی اوزان کالا (در مواردی که فاکتور پکینگ یکی می‌باشد.)

شرایط نگهداری کالا (کالای خاص)، کشور سازنده، کشور زینفع، HS code

• پکینگ لیست:
  اطلاعات کامل بسته‌بندی- ترتیب بندی- ریز اوزان کالا- ذکر نوع بسته‌بندی‌ها- شرایط نگهداری- اطلاعات خریدار- همچنین فروشنده- کشور سازنده- کشور زینفع- و همچنین موضوعDetailed Packing- که اطلاعات کامل‌تری نسبت به جامعیت فوق الذکر دارد و در مواقعی مانند ارزیابی کانتینرها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• گواهی مبداء:
  مشخصات فروشنده- خریدار- مبدا حمل و ارسال- کشور سازنده- نوع کالا- ردیف تعرفه- اطلاعات جامعی از نوع بست‌بندی و گاهاً به طور کامل‌تری ارائه می‎شود که اصالت کالا را مشخص می‌کند.

• ثبت سفارش:
  با عنایت به نام، فرایندی که قبل از ورود کالا با اعلام مشخصات و اطلاعات کالای خریداری شده زمینه‌ی ورود کالا فراهم می‌شود. ارائه آن به قسمت ترخیص منوط به تکمیل ان ها می‌باشد و زمان استفاده در اولویت اول شماره ثبت سفارش و در مراحل بعدی تطبیق آن با اسناد همانند پکینگ و فاکتور و گواهی مبدا جهت تکمیل اظهارنامه گمرکی.

• پروفرما:
  پیش فاکتور که از جهاتی نیاز اولیه ثبت سفارش است لذا فروشنده کالا اطلاعاتی کلی از فروش خود در اختیار خریدار کالا می‌گذارد که به فرض مثال با خرید n مقدار کالا هزینه خرید و حتی خرید و حمل شما به این میزان می‌باشد.

• بیمه‌نامه معتبر:
  مهم و اصلی‌ترین پارامترهای یک بیمه‌نامه که توسط گمرکات قابل قبول می‌باشد عبارتند از مشخصات قید شده‌ای که تطابق با ثبت سفارش و پرو فرما داشته باشند. شرایط بیمه (اعم از کلوز A, B,C)که کامل‌ترین از A به C و..می‌باشد بسته به نوع کالا و همچنین با توجه به اینکه شرایط قبول بیمه‌نامه‌های صادره در گمرکات مختلف جهت اعمال در صورت حساب انبارداری متفاوت می‌باشد ممکن است در امور ذکر شده قابل استفاده نبوده باشند ولی جهت ارائه گمرکات همیشه قابل ارائه می‌باشد. نکته اینکه در صورت نداشتن بیمه‌نامه مبالغ بیمه هم در محاسبات و پرداختی‌های حقوق ورودی کالا و گمرک هم در صورت حساب انبار داری لحاظ می‌گردد.

• گواهی بازرسی:
  صرفا جهت کالاهای وارداتی با ارز بانکی و همچنین کالاها با استاندارد اجباری اعمال می‌گردد. پروسه به این گونه است که ابتدا نمایندگی از شرکت‌های بازرسی به صورت فیزیکی کالای مستقر در گمرک را بازرسی می‌کند و سپس طی گزارش اعلام شده توسط گواهی بازرسی صادر می‌گردد لازم به ذکر است گواهی پس از صدور می‌بایستی درسیستم epl بارگذاری و تایید شود.
  بدیهی است جهت اظهار و انجام امور و تشریفات گمرکی اسناد فوق الذکر ارئه گواهی بازرسی اجباری می‌باشد و امور درفقداین گواهی مسیر نمی‌باشد.

• نامه خروج کانتین و شناسنامه کانتین:
  نامه خروج کانتین پس از صدور ترخیصیه توسط شرکت حمل مکتوب می‌گردد و با درج مشخصات کامل کانتین خروج آن را از گمرک بلا مانع می‌سازد؛ شناسنامه‌ی کانتین همان گونه که از اسم آن پیداست مشخصات، خسارت‌ها، وضعیت کلی فیزیکی آن را اعلام می‌کند که اداره بندر صادر می‌نماید و جهت تردد کانتین در مسیرها می‌بایستی همراه راننده باشد همچنین زمان تحویل کانتین.

• نامه کرایه حمل:
  در مواردی مانند حمل‌های زمینی و دریایی گاها کرایه حمل و فریت کالا بسته به نوع قرارداد مکاتبه‌ای است بین شرکت حمل و گمرک که به موجب آن شرکت حمل اظهار می‌دارد که بابت حمل کالا n مبلغ کرایه دریافت گردیده است و جهت پرداخت هیچ ارزی از کشور خارج نگشته است. لازم به ذکر است ارائه‌ی این نامه گاهاً در گمرکات جهت جلوگیری از اختلافات الزامی است.

• وکالتهای مرتبط:
  اعم از وکالت‌هایی که با فرمت مشخص و تعیین شده توسط گمرکات می‌باشد که صاحبان کالا به حق العملکاران رسمی گمرکات ارائه می دهند جهت انجام امور و تشریفات گمرک.
  این وکالت‌ها پس از نهایی شدن توسط دفترخانه‌های معتبر می‌بایستی در سیستم epl بارگذاری و جهت تایید به دایره احراز یکی از گمرکات اجرایی ارائه شوند. لازم به ذکر است کپی و گاهاً اصل وکالت‌نامه‌ها جهت ارائه به گمرکات درزمان و پروسه ترخیص می‌بایستی همراه مدارک ضمیمه باشد.

• شناسه انبار (برای گمرکات اجرا شده):
  کد وشناسه‌ای که بعد از پروسه ثبت نام و تکمیل فیلدهای مربوط به صاحبان کالا ارائه می‌گردد که به موجب آن صاحب کالا اذعان می‌دارد انباری با مشخصات x متعلق به اینجانب واین شرکت است لذا پس از اتمام تشریفات و خروج کالا از گمرک با تحویل گرفته شدن کالا از صاحبان به صورت سیستمی تاییدیه اعلام وصول خود را اجرا می‌کنند.

• پروانه بهره برداری (شرکت‌های تولیدی):
  که توسط وزارت صنعت و معدن و تجارت صادر می‌شود جهت شرکت‌های تولیدی و در آن نوع فعالیت زمان به اجرا و راه اندازی خط تولید و مشخصات کامل شرکت ذکر می‌گردد. پروانه ممکن است طی مدت زمان‌های طولانی و طولانی‌تر تمدید شوند بسته به ثبات فعالیت شرکت و خط تولید.این پروانه امتیازات و تسهیلاتی را جهت تسریع در امور گمرکی برای شرکت فقط به جهت تولیدی بودن داراست.

• کاتالوگ-بروشور (data sheet)با مشخصات کامل:
  با توجه به تنوع بسیار زیاد کالاهای وارداتی جهت جلوگیری از تناقض و همچنین تکمیل اطلاعات قبل و بعد از اظهار به گمرک کاتالوگها data sheet و... نقش مهمی دارند. برای ملموس‌تر شدن و البته جلوگیری از اختلافات گمرکی برای مثال برای کالاهایی که نیاز به تعیین ماهیت دارند گاها ارائه آنالیز و دیتا شیت به آزمایشگاه‌ها به میزان بسیار زیادی تأثیر مثبتی دارند همچنین ارائه کاتالوگ کالاها به کارشناسان گمرکات جهت ادراک بهتر در مورد ارزش گذاری و یا تعیین تعرفه در مورد ارزش گذاری ویا تعیین تعرفه. اضافه می‌گردد ارائه موارد فوق به جهت شفافیت و سهولت بهتر انجام کلیه امور به میزان بسیار زیاد کمک می‌کنند.