ثبت سفارش نوعی مجوز ورود برای کالاهای خارجی خریداری شده است که در سیستم وزارت بازرگانی ثبت می‌شود. بر این اساس دریافت پیش‌فاکتور از فروشنده و ثبت سفارش از مراحل اولیه واردات کالاست. مجوز ثبت سفارش فایلی است که توسط سازمان توسعه تجارت ایران صادر می‌شود و روی آن شماره هشت رقمی مجوز و تاریخ مجوز ثبت سفارش همراه شماره و تاریخ پروفرما و نام شرکت متقاضی که می‌تواند شرکت وارد کننده باشد، درج می‌شود.
متقاضیان ثبت سفارش اعم از حقیقی و حقوقی می‌توانند با مراجعه به وب سایت ntsw.ir ثبت‌نام نموده، با دریافت کد کاربری و رمز عبور شخصی، از طریق این سایت، سفارشات واردات خود را به صورت 24 ساعته، و در هر مکانی که اینترنت دسترسی داشته باشند ثبت نمایند. لازم به ذکر است که کلیه پیگیری‌های لازم تا حصول نتیجه (دریافت تأییدیه ثبت سفارش)، از طریق این سیستم میسر می‌باشد.
مبانی امور گمرکی
روند واردات را وارد کننده یا حق‌العمل کار گمرک به وسیله‌ی ثبت اطلاعات لازم در سیستم ثبت سفارش آنلاین شروع می‌کند.
توضیحات و اطلاعاتی که شما در سیستم وارد می‌کنید باید به وضوح محصول را شرح بدهد و از کدینگ هماهنگ گمرکی همان تعرفه کالا برخوردار باشد.بیشتر حق‌العمل کاران گمرکی می‌توانند تعرفه کالای وارداتی را به شما بدهند و در این زمینه به شما مشاوره بدهند. طبقه‌بندی نامناسب می‌تواند باعث پرداخت نادرست عوارض گمرکی بشود، و منجر به جریمه شدنتان بشود.
اظهاراتی که شما وارد سیستم می‌کنید باید شامل اطلاعات محصول، کشور مبدا، تولیدکننده خارجی و شرکت کشتیرانی خارجی، گیرنده، مقدار و ارزش کالاهای وارداتی و توضیحات مناسب باشد (در انتها این مقاله جزئیات را یادآوری کرده‌ایم) تمامی این توضیحات و اظهارات تحت یک سری مقررات خاص که توسط گمرک صادر می‌شود باید ثبت بشود.
راهنمای گام به گام برای واردات کالای تجاری
- آمادگی برای واردات.
- اخذ شماره بازرگانی یا همان کارت بازرگانی.
- شناخت کالایی که می‌خواهید وارد کنید(ترکیبات کالا_نمونه کالا) این اطلاعات برای تعیین تعرفه کالا بسیار ضروری است.
- این نکته را تعیین کنید که خودتان کار ترخیص کالا را انجام می‌دهید یا از ترخیص کار رسمی گمرک استفاده می‌کنید.
- کشور مبدا یی که می‌خواهید واردات را از آن انجام بدهید را مشخص کنید.این به این معنا نیست که کالا از چه کشوری حمل می‌شود بلکه به این معناست که قطعات کجا اسمبل می‌شود و محصول نهایی را به ارمغان می‌آورد.
- مطمئن شوید کالاهایی که می‌خواهید وارد کنید جزو کالاهای ممنوعه نباشد.
- این نکته را در نظر بگیرید که کالایی که وارد می‌کنید آیا نیاز به هیچ‌گونه مجوز و محدودیتی را از طرف سازمان‌های دولتی دارد.
دسته‌بندی کالاها
برای هر قلم جنسی که وارد می‌کنید شماره تعرفه 10 رقمی آن را در بیاورید. این عدد به همراه کشور تولید کننده محصول برای تعیین هزینه حقوق ورودی و عوارض استفاده می‌گردد. مالیات و عوارض و هزینه‌های گمرکی را تعیین کنید
- تعیین تعرفه و نرخ عوارض گمرکی.
- ارزش کالای وارداتی را مشخص نمایید این مقدار توسط فاکتور مشخص می شود.
- تخمینی از نرخ عوارض گمرکی و مالیاتی که در آینده باید پرداخت کنید بزنید.
حمل و نقل، آزمایش و گزارش کالا
- سفارشتان را بدهید و روش حمل و نقل را مشخص کنید (روش حمل که ریلی یا دریایی یا هوایی یا...است) از بین شرکت‌های حمل‌ونقل یکی را انتخاب کنید.
- کالایتان را ثبت سفارش کنید.
- بارتان را ترخیص کنید.
- حالا چه خودتان چه ترخیص کار رسمی گمرک مدارک را آماده کنید تا بار را ترخیص کنید.
- بعد از اینکه بارتان ترخیص شد.
- گزارشات و مدارک را پرینت بگیرید و نزد خود نگه دارید.
مراحل ثبت سفارش برای واردات کالا
- آگاهی از تعرفه کالای مورد ثبت سفارش
- اخذ پروفرما از فروشنده کالا
- مراجعه به معاونت بازرگانی خارجی برای تکمیل فرم ثبت سفارش
- اخذ مجوز ورود کالا طبق جدول مقررات صادرات و واردات از سازمان های ذی ربط
- مراجعه به شرکت بیمه و اخذ بیمه نامه
- اقدام به ثبت سفارش در بانک واسطه معامله به منظور ثبت سفارش کالا (پس از تکمیل فرم تقاضا برای گشایش اعتبار به انضمام فرم بانکی، پروفرما، بیمه نامه و اجازه نامه نسبت به پرداخت حق ثبت سفارش اقدام می شود).
مدارک مورد نیاز برای ثبت سفارش کالا
- کارت بازرگانی معتبر
- کارت عضویت وزارت بازرگانی (ثبت نام)
- اخذ مجوزهای قانونی لازم براساس مندرجات ذیل یادداشت های فصل تعرفه مربوط در کتاب مقررات صادرات و واردات و سایر مصوبات و دستورالعمل های ابلاغ شده (از قبیل مجوز وزارت بهداشت، جهاد کشاورزی، انرژی اتمی و …)
- اصل پروفرما + کپی آن.
- کاتالوگ یا بروشور و آنالیز برای برخی کالاها.
- درج شرایط ذیل در پروفرما ضروری است:
- نام و آدرس کامل خریدار (شماره تلفن و فاکس).
- نام و آدرس کامل فروشنده (شماره تلفن و فاکس).
- مشخصات کامل کالا.
- قیمت واحد کالا قیمت فوب (FOB) مبلغ کرایه حمل.
- مقدار، وزن، تعداد و نوع بسته بندی کالا.
- نام کشور ذینفع (فروشنده) و نام کشور تولیدکننده کالا.
- نام کشور مبداء حمل، محل بارگیری، وسیله حمل و مهلت حمل.
- نام ارز مورد معامله و نحوه پرداخت وجه کالا.
- نام مرز ورودی و گمرک مقصد.
- شماره و تاریخ صدور پروفرما و امضای آن به همراه تاریخ انقضا.
- درج شماره استاندارد یکی از استانداردهای مورد قبول موسسه استاندارد ایران و اعلام انطباق کالا با استاندارد مذکور در مواردی که کالا مشمول فهرست استانداردهای وارداتی اعلام شده می باشد.
- ارائه ترجمه رسمی برای پروفرماهای غیر از زبان فارسی و انگلیسی.
- ارائه کاتالوگ جهت ماشین آلات و بعضی از کالاهای مصرفی و بروشور یا آنالیز برای بعضی کالاهای شیمیایی که مشخصات کالا در پروفرما گویا نباشد.
ثبت سفارش در سایر کشور ها
" سامانه اظهارنامه خودکار" یا AMS در ایالات متحده آمریکا، "سامانه کنترل واردات" در اتحادیه اروپا و سامانه "اطلاعات تجاری پیش از ورود " یا ACIS در کانادا سامانه هایی اند که مشابه با ثبتارش در ایران عمل می‌کنند
اسناد لازم برای ثبت سفارش:
- کارت بازرگانی
- پیش فاکتور یا پروفرما
- استاندارد اجباری
- اخذ شناسه فروشنده از سامانه فیدا
- اخذ گواهی های فنی از دستگاه های مربوطه
- ثبت سفارش
- گشایش اعتبار با ارائه پروفورم و تهیه و تحویل اسناد خرید و حمل به بانک کارگزار
- ارائه شناسه منشا ارز وارداتی
- دریافت اسناد خرید شامل فاکتور، بارنامه، گواهی بازرسی، عدل بندی، گواهی مبدا، گواهی اعلامیه تامین ارز از بانک
- ارائه اصل بارنامه و تسویه حساب با شرکت حمل برای دریافت قبض انبار.
- ارائه اصل وکالت نامه به گمرک.
- تنظیم اظهارنامه، تعرفه، ارزش، محاسبات مربوطه.
- تعیین مسیر اظهارنامه:
- سبز: کنترل اسناد
- زرد: کنترل اسناد+کنترل ارزش
- قرمز: کنترل اسناد، کنترل ارزش، بررسی فیزیکی کالا
- ارائه اسناد به واحد احراز هویت گمرک:
- فاکتور
- کپی برابر اصل بارنامه
- عدل بندی
- گواهی مبدا
- گواهی تامین ارز
- کپی برابر اصل کارت بازرگانی
- بیمه و قبض انبار
- اصل ثبت سفارش
- کپی پورفورم
- تخصیص شماره کوتاژ
- اخذ گواهی انطباق فنی از دستگاه های مربوطه
- کنترل توسط واحد ارزیابی با توجه به مسیر اظهارنامه، بررسی استاندارد اجباری، پرداخت حقوق ورودی بر مبنای نظر واحد ارزیابی
- صدور پروانه سبز گمرکی
- بارگیری با حضور صاحب کالا یا نماینده وی
- کنترل درب خروج اعم از کنترل کالا، شمارش کالا، کنترل تعرفه، کنترل ارزش
خروج کالا از گمرک
توجه داشته باشید اخذ مجوز ثبت سفارش الزاما به معنای اینکه کالا ترخیص می گردد نیست. برخی کالاها نیاز به گواهی بهداشت، گواهی دامپزشکی، استاندارد دارند که کالا در مبدا بعد از ورود به گمرک نمونه برداری می شود.
انواع ثبت سفارش بر اساس در خواست متقاضی:
- افتتاح
- جایگزین
- اصلاحیه
- افتتاح از محل تنخواه
- کانتینر
- حمل
انواع ثبت سفارش بر اساس روش پرداخت
- ارز بانکی: نقدی sight - مدت دار usance - برات وصولی draft - حواله بانکی telegraphic transfer
- غیر بانکی: بدون انتقال ارز - واردات در مقابل صادرات - ارز متقاضی منشا ارز خارجی
در مواردی که برای کالایی استاندارد اجباری تایین شود، باید در اسناد شماره استاندارد هنگام ثبت سفارش درج گردد.
انواع ثبت سفارش
- اعتبار اسنادی دیداری: Sight Documentary Credit
اعتباریست که طبق آن بانک ابلاغ کننده پس از رویت اسناد ارائه شده از سوی ذینفع در صورت رعایت تمامی شرایط و ضوابط اعتبار به وسیله وی وجه آن را بلافاصله می‌پردازد.
- اعتبار اسنادی مدت‌دار: Deferred Letter Of Credit
اعتباریست که بلافاصله پس از ارائه اسناد از سوی ذینفع قابل پرداخت نیست وجه آن پس از مدت تعیین شده در اعتبار پرداخت می‌گردد.
- اعتبار اسنادی یوزانس: usance Credit
ثبت سفارش براتی است. یوزانس به بیان دقیق به معنی مهلتی است که طبق عرف، در تجارت میان دو کشور برای پرداخت وجه برای برات ارزی تعیین می‌گردد. امروزه این کلمه اغلب به معنی مهلت برای هر براتی به کار می‌رود.
در عرف تجارت بین‌الملل به معنای نوعی معامله نسیه تضمین شده است از این لحاظ یوزانس گونه‌ای اعتبار اسنادی مدت‌دار Deferred Letter Of Credit به حساب می‌آید که بر خلاف اعتبار اسنادی دیداری Sight Letter Of Credit وجه اعتبار به محض ارائه اسناد حمل کالا توسط ذینفع به بانک کارگزار به وی پرداخت نمی‌شود. در اعتبار اسنادی مدت‌دار سند قابل معامله‌ای مثل برات صادر نمی‌گردد. به علاوه این گونه اعتبارها قابل معامله نیست. در صورتی که در معاملات یوزانس برات صادر می‌شود.
- ثبت سفارش واردات در قبال صادرات
واردات در قبال ارائه پروانه صادراتی معتبر صورت پذیرفته در ازای ارزش صادراتی و ممهور مهر گمرک خروجی از کشور می‌باشد اعتبار مورد قبول گمرک از تاریخ پروانه صادراتی با کوتاژ وارداتی یکسان می‌باشد.
- ثبت سفارش بدون انتقال ارز
ثبت سند به صورت بدون انتقال ارز به دو صورت:
- الف: 18 قلم کالای اعلام شده شامل پوشاک، پارچه، سیگار، قطعات کامپیوتر، قطعات خودرو و...
- ب: اجزار و قطعات منفصله مورد نیاز واحد تولیدی دارای پروانه بهره‌برداری از وزارت صنایع می‌باشد.
