چند نکته در خصوص تهیه گزارش تاخیرات توسط پیمانکار

پرونده تاخیرات باید توسط شخصی مسلط به امور پیمان، برنامه زمان بندی، وضعیت اجرایی پروژه و دلایل تاخیرات ایجاد شده، تهیه شود و دلیل آن این است که، ماده 30 شرایط عمومی پیمان دارای بخش های مبهم زیادی بوده و کسی که در جلسه بتواند از نظر منطقی طرف مقابل را توجیه فنی نماید در جلسه پیروز خواهد بود. لذا شاید بتوان گفت تسلط تهیه کننده به امور مذکور 70 % موفقیت طرفین را رقم بزند.

یکی از روش های موثر در توجیه منطقی ادعاها توسط طرفین دعوا در جلسه کمیسیون تاخیرات استفاده از مثال با بزرگنمایی موارد مورد ادعا بوده که این امر بسیار تخصصی و تأثیر گذار است.به عنوان مثال پیمانکار می تواند در خصوص ابلاغ جزییات پنجره ادعای تاخیر داشته باشد، به صورت منطقی این ادعا نمی تواند موجب مجاز شدن تاخیرات باشد اما پیمانکار می تواند اینگونه ادعا کند ( از طریق روش بزرگنمایی توسط پیمانکاردر جلسه بررسی).

در مقابل این روش مشاور نیز می تواند از روش کوچک نمایی کردن مشکل در مقابل سایر تاخیرات غیر مجاز پیمانکار استفاده نماید. به عنوان مثال بگوید ما نقشه های سازه و سفتکاری را به که 50% نقشه ها بوده را به شما ابلاغ کرده و شما هنوز عملیات سفتکاری را به اتمام نرسانده اید لذا عدم ابلاغ نقشه جزییات پنجره موجب تاخیر در اجرای کل پروژه نمی شود.

از انجام ادعاهای غیر منطقی و غیر علمی در جریان تهیه پرونده جداً خودداری شود تا موجب از بین رفتن اعتماد کارشناس بررسی کننده پروند ه نشود. بهترین روش افزایش 10 درصدی هر یک از موارد مورد ادعا بوده که روش آن بستگی به شرایط پروژه دارد.نظم و انسجام و ظاهر مناسب لایحه تاخیرات ( مانند استفاده از زونکن، دیوایدر ( جداکننده) به همراه نوشتن موضوع هر بخش بر روی دیوایدر و…)) می تواند موجب جلب اعتماد مشاور و کارفرما در خصوص فنی بودن و مهندسی بودن پرونده ارسالی می شود.

میزان تاخیرات مجاز مورد ادعا در پرونده نباید از میزان کل تاخیرات ایجاد شده بیشتر شود.جهت تعیین تاریخ ابلاغ نقشه ها یا رفع ایرادات نقشه ها باید به آخرین نگارش نقشه استناد شود.لازم بذکر است دلیل مذکور نباید در پرونده اعلام شود تا مشاور زمان بررسی و تهیه جواب را داشته باشد. به هر حال باید در مکاتبات به نامه ای اشاره کرد که توجیه منطقی یا مثال بزگنمایی شده برای آن وجود داشته باشد.

نکات فراوان دیگری نیز در این خصوص تهیه پرونده وجود دارد که وابسته به شرایط هر پروژه است.دریافت تمامی مکاتبات توسط دبیرخانه شرکت تایید شود. زیرا پیمانکار می تواند نامه ای را که هرگز در زمان اجرا تحویل مشاور نداده را با توجه به نیاز و با متن مورد دلخواه تهیه و داخل مستندات قرار دهد.در هنگام تهیه برنامه زمانبندی به روز شده حتماً از نسخه موجود در دفتر مشاور استفاده شود.

زیرا ممکن است پیمانکار از طریق تغییر برخی روابط پیش نیاز و پس نیاز مسیر بحرانی پروژه را جهت افزایش زمان تاخیر مجاز تغییر دهد.در صورتی که نقشه های در نگارش مختلف به پیمانکار ابلاغ شده، آیا ابلاغ نقشه جدید جهت تسهیل و تسریع در پروژه و کاهش هزینه های پیمانکار و به درخواست پیمانکار بوده است.آیا نامه های در خواست اصلاح نقشه های در حد ایرادات کلی بوده یا در حد ایرادات نقشه کشی و جزییات اجرایی.