مدیریت پذیری ساختار شکست کار پروژه عمرانی

ساختار شکست کار مهم ترین ابزار در مدیریت پروژه است. مدیر پروژه هیچ گاه نمی تواند کل پروژه را همراه با تمام اجزای آن مدیریت کند. به همین خاطر باید سطوحی برای مدیریت در نظر گرفت. این مسئله یکی دیگر از اصول PRINCE2 است. سطوح پایین به عهده سرپرستان اجرایی است. این افراد مسایل سطح خود را به سطح با لاتر که مدیر پروژه است منتقل نمی کنند تا وقت او را هدر ندهند، مگر اینکه اهمیت مسئله از حدی که در ابتدای کار مشخص شده است فراتر رود.

مدیر پروژه نیز تمام مسایل را شخصاً حل می کند و صرفاً زمانی که اهمیت آنها از حدی بیشتر باشد آن را به مدیریت ارشد شرکت منتقل می کند. رابطه مشابهی بین کل مجموعه پیمانکار و کارفرما نیز برقرار است. یکی از ابزارهایی که به برقراری این جریان کمک می کند، ساختار شکست کار است. ساختار شکست کار بسته های مختلفی با ارزش های متفاوت پدید می آورد و مشخص می شود که توجه هر گروهی از ذینفعان به کدام بسته خواهد بود.

تأثیر برنامه ریزی تدریجی بر ساختار شکست کار

گاهی شناخت پروژه در ابتدای کار در حدی نیست که بتوان کل پروژه را به دقت برنامه ریزی کرد و به عنوان مثال نمی توان ساختار شکست کار آن را نیز به حد کافی تفصیلی کرد. در این شرایط می توان برنامه را ابتدا کامل تهیه کرد و بعد از آن به تدریج برنامه ها را تفصیلی کرد. این کار به شرطی مجاز است که کار هر مرحله پیش از شروع تفصیلی شده باشد. حالتی که گفته شد مانند حالتی است که در پروژه های دارای چند فاز برقرار باشد، ولی تفاوت عمده در این است که وقتی پروژه به چند فاز تقسیم شود به لحاظ تحویل شدنی های عمده نیز تقسیم می شود.

در حالی که وقتی بر اساس گذشت زمان تفصیلی است، مسئله ارتباط چندانی با تحویل شدنی ها پیدا نمی کند. اگر چنین شرایطی حاکم است و می توانید با رعایت تمام قواعد ساختار شکست کاری بسازید که عناصر سطوح با لای آن ترتیبی زمانی نیز داشته باشد. برنامه ریزی تدریجی بهتر انجام خواهد شد. با این حال در نظر داشته باشید که مبنا قرار دادنِ توالی زمانی در تهیه ساختار شکست کار در حالت کلی کاملاً مردود است و در این شرایط نیز نمی توانید برای برقراری آن هیچیک از قواعد اجباری ساختار شکست کار را زیر پا بگذارید.

تأثیر چرخه حیات پروژه بر ساختار شکست کار

چرخه حیات پروژه معمولاً بر اساس تحویل شدنی های عمده آن تنظیم می شود و برای تسهیل ارتباط های پروژه و برداشت های مدیریتی است. اگر چرخه حیات پروژه به خوبی و بر اساس تحویل شدنی های عمده تنظیم شده باشد، توصیه می شود که در اولین سطح ساختار شکست کار نیز قرار بگیرد. گاهی چرخه های حیات را به دقت تنظیم نمی کنند یا بیهوده تلاش می کنند چرخه حیاتی که برای انواع دیگری از پروژه تنظیم شده است را برای پروژ ه ای متفاوت به کار ببرند. اگر در چنین شرایطی قرار دارید، چرخه حیات پروژه را در تنظیم ساختار شکست کار دخالت ندهید.

تأثیر ساختار شکست هزینه بر ساختار شکست کار

ساختار شکست هزینه، ساختاری است که هزینه های اقلام عمده پروژه را مشخص می کند. معمولاً در هر قرارداد ساختار شکست هزینه ای نیز وجود دارد که در زمان کار مبنای پرداخت صورت وضعیت ها خواهد بود. اهمیت این ساختار در قراردادهای مبلغ ثابت به مراتب بیشتر از سایر قراردادهاست. اگر ساختار شکست هزینه حرفه ای و مناسب تنظیم شده باشد، مشابه ساختار شکست کار خواهد بود. معمولاً تعداد سطوح ساختار شکست هزینه به مراتب کمتر از ساختار شکست کار است و به راحتی می توان آن را مبنای تنظیم سطوح با لای ساختار شکست کار قرار داد.

به این ترتیب مدیریت هزینه پروژه ارتباط ساده تری با مدیریت سایر حوزه ها، مانند زمان، خواهد داشت. با این حال فراموش نکنید که در هیچ شرایطی مجاز به نقض قواعد اجباری حاکم بر ساختار شکست کار نیستید و معمولاً قاعده ای نیز وجود ندارد که شما را مجبور به تکرار ساختار شکست هزینه در ساختار شکست کار کند. بنا بر این، در ابتدای کار ساختار شکست هزینه را بررسی کنید؛ اگر مطابق با قواعد ساختار شکست کار نبود، آن را کنار بگذارید و ساختار شکست کار را اصولی تنظیم کنید. بعد از تنظیم برنامه ها می توانید ساختارهای شکست ثانویه ای نیز برای آنها تنظیم کنید که یکی از آنها می تواند ساختار شکست هزینه باشد.

تأثیر کارفرما بر ساختار شکست کار

گاهی اوقات کارفرما قسمتی از ساختار شکست کار را به پیمانکار ابلاغ می کند و معمولاً این سوال مطرح می شود که کارفرمایان به لحاظ اصولی مجاز به انجام چنین کاری هستند یا خیر. پاسخ مثبت است.البته مشخص است که به لحاظ قراردادی می توانند چنین کاری انجام دهند و بحث این قسمت در مورد جنبه اصولی آن است. کارفرما به لحاظ اصولی مجاز نیست که کل ساختار شکست کار را ابلاغ کند و این مسئله به سطوح بالای ساختار محدود می شود، زیرا سطوح پایین جنبه تخصصی و فنی دارند و باید با صلاحدید پیمانکار انتخاب شوند.