مدیریت بحران پروژه

یادگیری اینکه چگونه می توان در پروژه های ساختمانی مدیریت بحران را انجام داد کمی پیچیده به نظر می رسد اما واقعیت چنین نیست. هر پروژه ساخت و ساز از طراحی گرفته تا نصب فیزیکی درگیر موقعیت های چالش برانگیز و پروسه های متعدد خواهد شد که این امر ممکن است هدف اصلی پروژه را تحت تأثیر قرار داده و از مسیر واقعی منحرف کند. هر پروژه در طی فرآیند اجرای خود با ناشناخته ها و مسائل جدید رو به رو خواهد شد، از این رو یادگیری اینکه چگونه باید آن ها را مدیریت کرد برای چرخه اجرای پروژه بسیار ضروری است. در ذیل به تعریف بحران و 4 گام مهم برای رویایی و واکنش نسبت به آن پرداخته ایم. با ما همراه باشید.

منظور از بحران چیست؟
ناشناخته ها به هر آنچه که مطمئن هستیم نمیدانیم مرتبط می باشند. آن ها تجربیات و دانشی را در بر می گیرند که شما و تیم پروژه فرصت لازم برای تجربه کردن آن ها در اختیار نداشته اید. به طور معمول این شرایط تحت پوشش افزودن احتمالی به قرارداد یا مدت کار قرار می گیرند. هدف اصلی برای رویایی با ناشناخته ها و بحران ها این است که در برابر آن ها شکست نخورید و مجهز به تجهیزات لازم برای تجدید قوا در برابر رخداد آن ها باشید.

چگونه باید به بحران پاسخ داد؟
تیم مدیریت پروژه درک می کند که از منابع احتمالی برای تخصیص بودجه به مدیریت بحران استفاده می شود. اندوخته های مالی و پس اندازها توسط حامی پروژه مدیریت می شوند و در برنامه مدیریت بحران گنجانده شده و برای موقعیت های ریسک پذیر مورد استفاده قرار می گیرند. امور ناشناخته باید به همراه مواردی که روند کاهش خطر را تحریک می کنند، شناسایی گردند. این نوع ریسک ها در اوایل روند طرح ریزی پروژه مورد بحث و بررسی قرار گرفته و حامی پروژه و صاحبین آن خطر، احتمال وقوع آن و برنامه واکنش به آن را تائید و تصدیق می نمایند.

مدیریت بحران
بحران ریسک شناخته نشده ای است که بخشی از هدف پروژه محسوب نمی شود و حتی بخشی از طرح مدیریت بحران را نیز تشکیل نمی دهد. این امور ناشناخته تنها به دلیل شرایطی که باعث وقوع آن ها می شوند و قبلاً تجربه نشده اند اتفاق نمی افتند بلکه به این دلیل که تیم پروژه به اندازه کافی خطرات را پیش بینی، تجزیه و تحلیل نکرده و یا با چالش در مورد امکانات و خطرات موضوعات بی سابقه رو به رو نشده رخ می دهند. برخی از خطرات وابسته به زمان هستند، برخی دیگر به پیشرفت وابسته می باشند و برخی دیگر بعد از کاهش ریسک، فقط خطرات باقیمانده به شمار می آیند. حوادث و اتفاقاتی که در طبیعت و جریان های مختلف ناشناخته هستند در این دسته قرار می گیرند و یک ارزیابی دقیق برای آن ها نیاز است. یک رخداد باید با توجه به تأثیر، وقوع، جریان و تشابه ارزیابی گردد تا به عنوان ناشناخته در نظر گرفته شود. هنگامی که تمام این حوزه ها تحت پوشش هیچ طرح مدیریت بحران قرار نگیرند، ما می توانیم لقب ناشناخته ها به آن ها بدهیم.

همانطور که به آن اشاره کردیم دو نوع بحران در پروژه های ساختمانی داریم. ذخایر احتمالی ناشناخته ها را در بر می گیرند در صورتی که ذخایر مدیریتی برای مراقبت از سایر ناشناخته ها در نظر گرفته می شوند. اندوخته مدیریتی تنها یک کمیت است که در سطح شرکتی یا سلسله مراتب بالاتر برای اشاره به ناشناخته ها تخصیص داده می شود. ذخیره مدیریتی جزئی از بودجه پروژه نیست و باید مجوز مدیریت داشته باشد تا بتواند به سمت هزینه های پروژه روانه شود. هنگامی که بودجه بیشتری به دلیل عوامل اجرایی در اختیار دارید، ذخایر مدیریتی استفاده نشده اند. طرح های پس انداز و تکنیک های فشرده سازی برنامه زمان بندی نظیر روش اجرای سریع برای مدیریت بحران مناسب می باشند و هزینه های آن ها جزء ذخایر احتمالی به شمار می آیند.

ارزیابی بحران
پروسه مدیریت بحران یک وظیفه خاص است که نیازمند تائید مدیریت و طرح پاسخ بحران می باشد. برخی از ابزارهای رایج که در طول پروسه ارزیابی مورد استفاده قرار می گیرند به شرح زیر می باشند:

• درصد هزینه
• شبیه سازی مونت کارلو
• آنالیز درخت تصمیم گیری
• EMV یا اعتبار پولی قابل انتظار

هرکدام از این تکنیک ها از هزینه های تجزیه و تحلیل رویکرد سیستماتیک و پیامد هایی استفاده می کند که جزئی از برنامه ذخیره احتمالی هستند. شبیه سازی مونت کارلو برای بازبینی تمام نتایج احتمالی حاصل از یک رویداد تحت شرایط ناشناخته استفاده می شود. آنالیز درخت تصمیم گیری نیز برای تعیین مسیر و انتخاب های موجود هنگام تصمصم گیری به کار می رود. در نهایت هزینه به درصد احتمال وقوع یک رویداد وابسته است.

EMV ابزاری است که در پروژه هایی که احتمال وقوع ریسک در آن ها بالاست بسیار کارامد می باشد. هر چه ریسک های بیشتری شناسایی شوند، ذخایر احتمالی بهتر محاسبه و طراحی می شوند تا موقعیت های ناشناخته را پوشش دهند. آنالیزی که در این خصوص انجام شده نشان داده که خطرات مستقل هستند و به دلیل اینکه برخی از آن ها ممکن است اتفاق نیفتند، می توانید از وجوه اختصاص داده شده برای پوشش سایر حوزه های ریسک پذیر استفاده کنید.